Meeting(비즈니스 회의), Incentives(기업 포상관광), Convention(컨퍼런스), Exhibition(박람회). B2B 비즈니스에서 MICE는 오프라인 행사의 꽃으로 불립니다. 기업과 기업, 기관, 혹은 국가가 만나 대규모 비즈니스의 기회를 여는 곳인데요.
미국 라스베가스에서 매해 개최되는 소비자 가전 전시회 CES는 가장 잘 알려진 MICE입니다. CES 2025에 출전한 부산 기업들은 수출 상담액 약 410억 원, 계약 추진액 176억 원을 기록했는데요. 부산관 참여기업이 23개사인 것을 고려하면, 1개사 당 7.6억 원의 계약 추진액을 달성한 셈입니다.
기업체의 의사 결정 담당자가 참석하는 행사, MICE는 준비 과정만 6개월에서 1년이 소요됩니다. 장소 예약부터 프로그램 구성, 예산 관리까지. 행사 기획자는 이 기간동안 수십 곳의 로케이션을 답사하고, 수십 명의 연사를 탐색합니다.
B2B 콘텐츠 마케팅을 선도하는 기업, 엘리펀트컴퍼니는 2025년 5월 B2B 마케팅-세일즈-전략가를 위한 로드맵 컨퍼런스를 준비 중에 있습니다. 안은정님은 세일즈, 마케팅, 경영전략 의사 결정자들이 B2B 비즈니스 성장을 위해 하나의 여정을 그리는 컨퍼런스 준비에 한참 바쁜 시간을 보내고 있는 PM인데요.
이번 컨퍼런스 준비에 루북 베뉴 네트워크가 큰 도움이 되었다고 합니다. 루북으로 행사 기획자의 업무 효율을 200% 끌어올릴 수 있었던 비결, 오늘 은정님과의 인터뷰로 알아보겠습니다.
💼 MICE 행사 기획자가 하는 일
Q. 안녕하세요, 은정님! 한참 행사 준비로 바쁘신 와중, 인터뷰에 응해주셔서 감사드려요. 행사 기획자는 정확히 어떤 일을 하고, 은정님은 어떤 일을 준비하고 계시나요?
안녕하세요. n년차 행사 기획자 안은정입니다. 저는 브랜드의 메시지를 공간이라는 매개체로, 현실화하는 일을 해요. 말이 조금 어렵죠? 팝업스토어를 상상하시면 편할 텐데요. 브랜드가 해야 하는 이야기, 하고 싶은 이야기와 소비자가 듣고 싶은 이야기를 공간이라는 형태로 구현하는 방법을 고민하는 역할이에요.
소비자에게 이런 메시지를 전하기 위해서는 누구를 만나게 해야 할지, 어떤 공간을 대여해야 할지, 어떤 구조물을 설치하여 동선을 풀어낼지 등. 참여자가 무엇을 보고 어떤 경험을 하게 될지를 설계하는 역할입니다. 공간 속에서 브랜드의 철학이 자연스럽게 전달되도록 하는 것이, 가장 중요한 역할이에요.
Q. 브랜드 마케팅의 일종이라고도 볼 수 있겠네요!
맞아요. 대신 오프라인 경험이 무척 중요한 행사다보니, 연회장 선택이 가장 기초가 되는 작업인데요. 대관할 장소가 어디에 위치해있는지, 공간감은 어떠한지, 장식은 어떻게 되어있는지. 하나하나 따져볼 게 정말 많아요. 기초공사가 튼튼해야 건물이 차곡차곡 잘 쌓이듯이, 공간을 잘 선택하는 것만으로 많은 것들이 해결되기도 해요.
🤖 MICE 행사 기획자가 업무에서 어려움을 경험하는 순간
Q. 은정님이 PM을 맡으신 B2B RoadMap 2025 행사, 소개 부탁 드릴게요!
B2B Roadmap 2025는 각기 다른 영역처럼 보이는 세일즈, 마케팅, 경영전략팀이 원 팀으로 움직이는 방법론을 제시하는 첫 번째 여정이에요. B2B 비즈니스가 폭발적으로 성장하기 위해서는 원 팀 전략이 필요하잖아요. 세일즈팀, 마케팅팀, 경영전략팀이 하나의 KPI로 움직이기 위해서 필요한 게 무엇일지, 실질적인 액션 아이템과 인사이트를 나누는 자리입니다.
단순한 트렌드 나열보다는 현장에서 검증된 전략과 실행 가능한 인사이트를 공유하는 게 이번 컨퍼런스의 핵심이에요. 사무실 책상 위에서 고민했던 실질적인 문제뿐만 아니라 일상 업무 속에서는 차마 깊이 생각하지 못했던 업(業)과 비즈니스의 본질적인 고민까지도 나눌 수 있을 거라 기대하고 있습니다.
Q. 이번 B2B RoadMap2025 행사를 위해 어떤 연회장을 상상하셨나요?
행사의 메시지를 효과적으로 전달하고 참가자 경험을 극대화할 수 있는 곳. 그리고 실질적인 운영 효율성과 비용까지 고려할 수 있는 연회장을 찾는 것이 제 목표였어요.
💦 루북 도입 이전, 행사 기획자의 pain point
Q. 공간 브랜딩도 살리면서 비용 효율적인 곳도 찾는 게, 가능한 일인가요?
비용은 한정되고 공간에 담고 싶은 경험은 무한하니, 계속 욕심이 생기는 것 같아요. (웃음) 좀 더 디테일하게 얘기를 해보면 B2B 고객이 모이는 행사의 특성 상, 연사의 발표에 집중할 수 있는 무게감 있는 컨퍼런스룸이 필요했고요.
거기다 참가자들이 자연스럽게 교류할 수 있는 네트워킹 공간, 브랜드와 경험이 연결되는 전시 공간까지. 이 모든 요소가 조화를 이루는 공간을 찾는 것이 중요했는데요. 일반적인 B2C 공간 서칭 플랫폼에서 대관 장소를 찾는 것은 불가능에 가까웠어요.
Q. 아무래도 프리미엄 연회장을 찾아보기 힘들기 때문일까요?
맞아요. 첫 번째 이유는 프리미엄 공간 정보를 온라인에서 탐색하기에는 한계가 있는 까닭입니다. B2B RoadMap 행사에는 양일 약 1천 명의 고객을 수용할 정도로 큰 컨퍼런스 룸이 필요했는데요. 대규모 연회장이나 컨퍼런스홀은 컨셉에 맞춰 연출하기에는 장점이 있긴 해요.
하지만 행사에 필요한 기본 장비와 시설에 추가 예산이 발생할 수밖에 없었어요. 음향, 조명, 영상 장비부터 좌석 배치, 리셉션 공간 구성까지 모든 요소를 별도로 세팅해야 했기 때문에 운영의 복잡성과 비용 부담이 커질 수밖에 없었죠.
또한 해외 연사가 참여하는 컨퍼런스의 경우 행사장과 숙소가 가까운 프리미엄 베뉴를 선택하면 객실 제공과 이동 동선을 한 번에 관리할 수 있다는 점도 중요한 고려 요소였어요. 연사 응대와 행사 운영이 한 공간에서 이뤄지면 보다 체계적인 관리가 가능하니까요.
Q. 그럼, 일반적으로 프리미엄 연회장을 찾을 때에는 입소문과 발품 위주로 정보가 한정되겠네요?
맞아요. 그래도 행사 기획자들에게 장소 섭외는 설레면서도 지난한 과정일 거예요. 공간 대여 플랫폼이 많아졌지만 여전히 수용 인원, 행사 목적과 컨셉에 맞는 적합한 공간을 찾는 일은 쉽지 않습니다. 부동산 매물을 알아보듯이 하나하나 온라인 검색을 하고 업계 지인들에게 문의하며 발품을 팔아야 해요.
이렇게 여러 경로를 통해 서치하고 문의하다 보면 진행 상황을 한눈에 파악하기가 무척 어려워요. 대관 담당자분들의 응대 방식이 제각각이기 때문인데요. 오전에 협의하셨던 분과 협의한 내용이 오후 근무자와는 조율되지 않은 경우도 다반사여서, 문의했던 내용과 변동사항을 일일이 다시 확인하고 기록해야 하는 번거로움이 있습니다. 행사 상황이 유동적이라 계약 직전까지 일정이나 조건이 변경되면, 챙겨야 하는 업무가 2-3배로 늘어나죠.
Q. 부동산 매물이라고 하시니 실감이 나요. 공간 정보를 충분히 가지고 있더라도 사전 답사가 필수겠어요.
맞아요. 행사 기획자가 연회장을 직접 방문하지 않으면 확인할 수 있는 정보는 무척 제한되는데요. 온라인에 올라온 사진은 주로 광각 렌즈로 촬영되거나 일부 공간만 담겨 있어요. 따라서 실제 규모나 공간감을 가늠하기 어렵죠.
게다가 행사 기획자는 공간을 한 번 보고 끝내는 것이 아니라 행사 당일까지도 지속적으로 공간을 고려해야 해요. 현장 답사를 다녀와도 이후 기획 과정에서 디자이너나 협업 대상자들에게 공간을 설명해야 하기 때문인데요. 이 과정에서 협업 당사자들이 직접 촬영한 사진이나 영상, 도면으로 공간을 다시 확인하기에, 정보를 명확하게 전달하는 데 어려움이 있습니다.
❤️ MICE 행사 기획자가 루북 베뉴 네트워크에 만족한 이유
Q. 그런데, 이번 2025 B2B RoadMap 행사에서 루북 베뉴 네트워크의 도움을 많이 받으셨다고요.
맞아요. 프리미엄 베뉴를 아카이빙한 플랫폼 중에서 루북에 입점한 연회장이 가장 많다보니, 공간을 가장 빠르게 검색할 수 있었죠. 게다가 좌석 배치별 예상 수용 인원이 정리되어 있어, 행사 규모에 적합한 공간을 선택하는 과정이 훨씬 수월했어요. 컨퍼런스, 워크샵, 기념행사 등 실제 진행된 행사 통계와 리뷰를 참고할 수 있어 결정에 도움이 되었고요.
특히 공간을 직접 방문하지 않아도 VR을 통해 공간을 미리 확인할 수 있다는 점이 매우 유용했어요. 행사 기획자인 저뿐만 아니라 디자이너나 협력업체 담당자들과도 공간 정보를 쉽게 공유하며 더욱 정확한 논의를 진행할 수 있었죠.
Q. 360VR로 연회장을 한 눈에 볼 수 있다는 점이 행사를 기획하는 입장에서 매우 편리하겠어요! 이후 의사소통 과정에서 루북의 도움을 받은 경험이 또 있으시다고요?
맞아요. 루북으로 공간을 예약하면, 마이페이지에서 견적 문의 단계부터 상담까지, 모든 문의 내역을 한 눈에 볼 수 있어요. 이전에는 여러 개의 메일을 주고받으며 커뮤니케이션을 진행해야 했지만, 커뮤니케이션 창구를 하나로 통합하고 관리할 수 있었죠. 놓치는 메시지 없이요.
더불어 루북에서 문의했던 여러 공간을, 리스트 형태로 정리해 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있었어요. 답변 안에서 행사장 소개서와 추가 자료도 곧바로 확인할 수 있는데요. 해당 내용을 바탕으로 내부에 공간 대여 현황 공유를 빠르게 진행할 수 있었죠.
Q. 행사 기획자가 업무를 할 때에, 호텔에 문의했던 내역을 리스트업하고 자료를 모아두는 건 다 수작업으로 이루어지는 일이었나요?
네, 아직까지 연회장 예약은 디지털화가 많이 진행되지 않았어요. 연회장은 부가 서비스에 따라 견적이 천차만별이에요. 그래서인지 객실 단 건을 예약하는 OTA와는 다르게 메일로 문의를 해도 호텔에서 다시 제게 전화로 의사소통을 시도하는 경우도 많아요.
운영 담당자님들도 행사 당일까지 변경 사항 및 세부 사안들을 꼼꼼히 챙겨주시지만, 행사 한 번에 몇 백명이 왔다갔다 하는 대규모 행사는 담당자님들께만 위탁할수도 없죠. 디테일이 행사의 마감을 결정짓기에, 결국 엑셀 시트에 진행 상황을 수기로 기록한답니다.
하지만 루북 베뉴 네트워크로 진행한 예약은 모두 플랫폼 내에서 기록을 확인할 수 있어요. 상호간에 소통이 잘 되고 있다는 느낌을 계속 받았고요. 업무 부담은 줄지만 효율성은 늘어났어요.
Q. 루북 베뉴 네트워크에 정리된 콘텐츠도 행사 기획자에게 무척 도움 되는 방식이라고요?
맞아요. 루북에는 공간 대관에 필요한 정보가 한 번에 정리되어 있어요. 루북을 사용하기 전에는 행사장마다 테이블 배치, 케이터링, 부가 서비스, 객실 제공 여부 등 세부 옵션을 전화와 메일로 하나하나 확인해야 했죠.
하지만 루북을 활용하고 이 모든 요소를 한 페이지에서 한눈에 확인할 수 있었는데요. 해당 내역을 포함하여 즉시 견적을 요청할 수 있어, 빠르게 커뮤니케이션을 진행할 수 있었어요. 연회장 정보를 미리 파악해서, 행사장을 결정할 때 시간을 훨씬 단축할 수 있었고요. 기존 기획했던 내용의 실행 가능 여부를 빨리 파악할 수 있었어요. 계약 후에도 공간 활용 범위를 확인하는 게 훨씬 수월한 건 당연하고요.
Q. 많은 도움 받으셨다니 다행입니다(웃음). 루북을 추천한다면, 어떤 고민을 안고 있는 사람에게 가장 큰 도움이 될까요?
행사 기획자에게는 공간 선택이 무-척 중요해요. 그 과정에서 체계적인 관리 시스템, 효율적인 커뮤니케이션은 필수적이죠. 시간을 아끼고, 또 공간 선택의 실수를 줄이고 싶은 B2B 행사 기획자라면 루북을 꼭 사용해보시길 추천 드려요!
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