여름 시즌이 다가오면 많은 기업에서 준비하는 행사 중 하나가 바로 회사 워크샵입니다. 하지만 워크샵 준비도 웬만한 일보다 쉽지 않아요. 장소 섭외부터 일정 관리, 예산 책정, 프로그램 기획까지 담당자 입장에서는 신경 쓸 일이 한두 가지가 아니기 때문인데요.
회사 워크샵은 단순한 행사 이상으로, 임직원의 리프레시와 팀워크를 위해 시간과 비용을 투자하는 자리입니다. 결국, “좋았다”, “도움이 됐다”는 평가를 받아야 성공적인 워크샵이라 할 수 있는데요. 그러려면 사전에 반드시 점검해야 할 것들이 있습니다. 오늘은 임직원들에게 ‘칭찬받는’ 워크샵을 만들기 위해 꼭 확인해야 할 6가지 체크리스트와 단체 숙소 예약 플랫폼 루북 그룹부킹스에서 단체 숙소를 한 번에 검색·견적·예약까지 진행하는 팁도 함께 알려드릴게요.
회사 워크샵 준비 시 꼭 확인해야 하는 6가지 체크리스트
① 회사 워크샵 장소 접근성 및 이동 동선 🗺️
예산과 일정에 따라 장소를 찾다 보면 생각보다 딱 맞는 공간을 찾는 게 쉽지 않습니다. 이때 예산과 일정 자체에만 매몰되면 안 되고, 접근성과 이동 동선을 우선적으로 고려해 선정하는 것이 필요해요. 너무 멀거나 주차 조건이 여의치 않을 경우 참가자들에게 불필요한 피로감을 줄 수 있기 때문이죠.
- 서울/수도권 기준으로는 통상 1~2시간 이내 거리가 좋아요.
- 대중교통 접근성이 좋거나, 이동 동선에 들리는 다른 곳이 있다면 멀지 않은 곳이 좋고요.
- 단체 이동 시, 단체버스 수용 가능한 주차장의 크기나 전용 주차 여부도 미리 확인하면 좋아요.
접근성이 좋을수록 참가자들의 만족도는 높아지고, 회사 워크샵 시작 전부터 긍정적인 분위기를 조성할 수 있어요.
② 회사 워크샵 목적에 따른 숙소 유형·객실 구성 준비 🏨
회사 워크샵의 목적에 따라 일반 호텔, 리조트 등 적합한 숙소 유형을 선택해야 해요. 예를 들어, 팀 빌딩이 목적이라면 공용 공간이 넓은 리조트가, 업무 집중이 목적이라면 조용한 호텔이 더 적합할 수 있죠.
또한, 단체 투숙이 가능한 객실 수와 예약 가능한 룸 타입을 미리 체크하는 것도 중요합니다. 이때 약간의 여유분을 두고 예약하는 것이 급작스러운 인원 변동에 대비할 수 있어 도움이 됩니다. 1인실, 2인실, 트윈룸 등 다양한 옵션을 확인해 참가자들의 니즈에 맞게 배정할 수 있도록 준비하는 것이 필요해요.
③ 회사 워크샵 장소 회의실·연회장 포함 여부 🎤
회사 워크샵 프로그램에 따라 회의실이나 연회장 등 단체 활동을 할 수 있는 실내 공간이 필요할 수 있어요. 단순히 공간이 있는지만 확인하는 것이 아니라, 인원 수용 규모와 빔프로젝터, 음향시설, 화이트보드 등 필요한 장비들의 디테일한 조건까지 확인해 체크하도록 해요.
특히 발표나 교육 세션이 예정되어 있다면 음향과 조명 상태, 좌석 배치 가능성 등도 함께 고려해야 합니다. 공간의 분위기와 시설이 회사 워크샵의 효과를 크게 좌우할 수 있기 때문이죠.
④ 식사 옵션 및 주변 편의시설 확인 🍽️
회사 워크샵의 완성도를 좌우하는 또 하나의 포인트는 식사와 편의시설이예요. 이에 따라 단체 식사 가능 여부를 반드시 확인해야 하죠. 조식 제공 가능 여부, 숙소 내부에서 기본 제공하거나 구매할 수 있는 식품의 종류를 미리 체크해두는 것이 좋습니다. 특히 단체 식사의 경우 메뉴 선택권과 특별 식단(알레르기, 종교적 이유 등) 대응 가능성도 함께 확인해야 합니다.
근처에 카페, 편의점, 마트 등이 있는지, 있다면 접근성이 괜찮은지도 중요한 체크 포인트입니다. 이는 임직원 개개인에게 안내하기보다는 준비하는 담당자 입장에서 필요한 물품이 있을 때 바로 구매할 수 있도록 준비해두는 차원에서요.
⑤ 회사 워크샵 목적에 맞는 액티비티/프로그램 구성 여부 🎯
회사 워크샵의 목적에 따라 적절한 액티비티와 프로그램을 구성할 수 있는지도 확인합니다. 팀 빌딩이 목적이라면 연회장 또는 회의실 내에서 가능한 체험 프로그램, 팀워크 게임 등을 준비할 수 있는지 컨디션을 체크하는 것이죠.
리프레시가 목적이라면 자연뷰를 감상할 수 있는 공간, 산책로나 트레킹 코스 같은 자연 활동 시설, 스파나 사우나 등 휴식 시설이 있는지 확인하는 것이 필요해요. 이러한 시설들이 워크샵의 만족도를 크게 높일 수 있습니다.
⑥ 비상 시 대비와 의료체계 정비 ⚕️
회사 워크샵 준비 시 빼놓으면 안 되는 것이 바로 안전 관리입니다. ‘그럴 일 없을 거야’ 라고 생각하기보다는 돌다리도 두드려 본다는 생각으로 숙소 측에 비상 시 대응 체계에 대해 미리 문의하고 대응 과정을 확인해두면 좋아요.
특히 액티비티한 프로그램이 예정되어 있다면, 부상자가 발생할 경우를 대비한 의료체계도 점검해야 합니다. 주변 병원이나 의료시설의 위치와 연락처, 응급처치 키트 구비 여부 등을 미리 확인해두면 만약의 상황에 신속하게 대응할 수 있습니다.
회사 워크샵에 꼭 맞는 숙소 찾는 법 (루북 그룹부킹스 가이드)
① 맞춤 필터로 적합한 장소 검색
루북 그룹부킹스의 지역 필터를 활용하면 원하는 지역, 인원수 등 조건에 맞는 숙소를 쉽게 찾아볼 수 있어요. 특히 지역별 필터와 직관적으로 살펴볼 수 있는 지도를 통해 회사 워크샵 장소로서의 접근성과 이동 동선을 쉽게 체크할 수 있습니다. 객실 구성 필터를 통해서는 워크샵 목적에 따른 숙소 유형과 객실 구성을 한눈에 확인할 수 있어 효율적이죠.
👉 지역, 객실 수, 숙소 유형 등 원하는 조건을 필터로 간편 선택
👉 접근성/이동 동선 고려한 추천 결과
② 360도 VR 활용한 실제 이미지 확인
회사 워크샵 장소를 고려할 때, 서울 외곽이나 지방일 가능성도 있기 때문에 직접 방문하여 컨디션을 확인하기 어려운 경우가 많아요. 따라서 실제에 가까운 이미지를 확인할 수 있다면 장소 선택에 큰 도움이 될 수 있는데요. 루북 그룹부킹스에서는 360도 VR 이미지를 통해 실제 공간의 모습을 미리 확인할 수 있어요. 현장 답사 없이도 분위기, 시설 상태 등 구체적인 정보를 알 수 있어 담당자의 시간을 절약할 수 있죠. (베뉴네트워크에서도 확인할 수 있어요)
특히, 위와 같이 기타 시설물 설치나 프로그램 운영을 위해 공간의 넓이, 길이에 대한 정확한 정보가 필요할 경우 클릭 한 두번으로 직접 측정해 확인할 수 있어요. 호텔 측에 직접 문의하거나 찾아보는 시간을 줄일 수 있는 큰 장점이 있어요.
③ 자동 견적서 발송(e-RFP)통한 빠른 응대
회사 워크샵 장소를 예약할 때, 특히 여름 시즌은 성수기일 때가 많은데요. 루북 그룹부킹스를 활용하면 빠른 견적 발송 시스템을 통해 여러 옵션을 효율적으로 비교하고 검토할 수 있습니다.
[견적요청] 탭을 통해 원하는 조건과 희망하는 호텔을 선택하면, 한 번의 입력으로 여러 호텔로부터 견적서(e-RFP)를 5분 내외로 빠르게 받아볼 수 있는 큰 장점이 있는데요. 투명하고 빠른 가격 정보 제공으로 예산 범위 내에서 최적의 선택을 할 수 있어 워크샵 기획자들에게 큰 편의를 제공해요.
④ 24시간 커뮤니케이션 시스템의 시원한 편의성
루북 그룹부킹스는 해당 호텔/리조트의 담당자가 직접 사용하는 다이렉트 세일즈 플랫폼이에요. 이를 통해 회사 워크샵 기획자는 빠르고 정확한 응대를 통해 궁금한 사항을 직접 담당자와 소통하고 즉시 해결할 수 있죠. 각각 호텔에 매번 전화하고 문의하지 않고, 한번에 찾아 여러 곳에 문의 후 내용을 정리할 수 있어, 이는 실무자 입장에서 리소스를 줄이는데 큰 도움이 돼요. 급한 일정 변경이나 추가 요청사항도 신속하게 처리 가능해 안심하고 워크샵을 준비할 수 있어요.
성공적인 회사 워크샵의 시작
회사의 시간을 들여, 비용을 투자해, 사람들을 모으는 행사인 회사 워크샵은 단순한 ‘회식’이 아닙니다. 임직원의 만족과 팀워크, 회사의 이미지를 모두 고려한 중요한 자리예요.
성공적인 워크샵은 좋은 숙소 선택에서 시작합니다. 접근성, 객실 구성, 회의실 여부, 식사와 편의시설, 액티비티 프로그램, 그리고 안전까지 이 모든 조건을 한 번에 검색하고 견적까지 받을 수 있는 루북 그룹부킹스에서 지금 바로 우리 회사 워크샵 준비를 시작해보세요.
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