기업 고객이 우리 호텔과 계약하지 않은 이유
🤔 ‘분명 상담할 때 반응이 좋았는데, 왜 계약이 성사되지 못했을까..’
기업행사 대관 상담을 하다 보면 한번쯤 이런 경험 있으셨을 거예요. 분명 좋은 분위기에서 이야기를 잘 나누었지만, 막상 계약은 다른 곳으로 넘어간 경우요. 왜 이런 일이 생기는 걸까요?
여러 요인이 있을 수 있겠지만, 공간 자체의 문제가 아닐 수도 있어요. 특히, 기업행사 이벤트를 고민하는 B2B 기업 고객일수록, 혼자 결정하는 개인 고객과는 다르게 팀의 다양한 이해관계자들을 설득해야 하죠. 단순히 ‘시설이 좋다, 해볼만 하다’는 말로는 부족해요. 구체적인 수치, 합리적인 근거를 포함한 이유 있는 제안이 필요하죠.
오늘은 이렇게 기업행사를 준비하는 기업 고객의 행사 장소 선택에 있어 망설임을 줄일 수 있는 요소와 계약 전환율을 높이는 방법을 함께 소개할게요.
기업행사 대관 고객이 가장 많이 고려하는 5가지 항목
기업행사 대관을 고민하는 고객이 고려하는 요소는 어떤 것일까요? 기본적으로는 시설과 가격 등을 가장 먼저 고려할 텐데, 본질적으로 선택에 영향을 주는 주요한 요인은 아래의 다섯 가지로 압축해 볼 수 있어요.
바로, 대관료, 규모, 식음료, 좌석 배치와 브랜드 신뢰도인데요. 이 다섯 가지 중 하나라도 조건에 맞지 않으면, 아무리 매력적인 공간이라도 포기할 가능성이 높아져요. 기업 고객을 놓치지 않고 설득하기 위해 호텔, 베뉴 세일즈 실무자로서 꼭 체크해야 하는 부분까지 함께 정리해 보았어요.
기업 고객이 행사 진행 시 고려하는 5가지 항목 요약
항목 | 고객의 관점 | 실무자 체크포인트 |
① 대관료💸 | · 예산 적합 여부
· 타 공간과 비교 후 가성비 확인 | · 1인당 환산가 안내
· 대관료에 포함되는 부가 서비스 있을 시, 포함 안내 |
② 규모📏 | · 총 수용 인원
· 행사 진행 공간 규모
· 기타 시설과 장비 필요 시, 수용 가능한 넓이, 높이 등의 조건
· 주차장, 로비, 행사장에 이르는 전반의 동선 | · 실제 행사 세팅 이미지와 도면 레이아웃
· 제공 행사 크기, 수용 인원에 따라 어떻게 유연하게 바꿔 활용할 수 있을지 제시 |
③ 식음료(케이터링)🍽️ | · 제공 가능한 메뉴와 음식 퀄리티
· 별도의 케이터링 업체 이용 가능 여부 | · 기본 메뉴표와 실제 제공되는 식음료 이미지 (특히, 인원에 따른 가격의 차이가 있을 경우 옵션별 가격 차이와 할인 내역 제시)
· 퀄리티 측면에서 내부의 셰프 커리어나 채식 제공 여부 등 강점 제시 외부 케이터링 이미지 예시 |
④ 좌석 배치🪑 | · 극장형, 연회형 등 목적에 맞는 세팅 변경 가능 여부 | · 기본적인 배치도 및 생생하게 현장을 살펴볼 수 있는 VR 이미지 등 제시 |
⑤ 브랜드 신뢰도🏛️ | · 빠르고 정확하게 커뮤니케이션하는 담당자 응대력
· 과거 유사한 행사를 진행한 적 있는지 여부
· 실제 이용해 본 사람들의 리뷰 확인 니즈 | · 문의 후 빠른 견적 제공
· 실시간 커뮤니케이션 진행
· 이전 행사 후기 리뷰 제공 및 기 고객사 리스트 전달로 신뢰 확보 |
간단히 표로 요약해 보았는데요. 실무자가 꼭 알아야 하는 체크포인트에 대해서 조금 더 자세히 설명해 볼게요.
① 대관료: 기업행사 대관 결정에 영향을 주는 핵심
기업행사 대관을 문의하는 고객에게 대관료는 가장 중요한 요소 중 하나죠. 공간 세일즈 담당자라면 총 대관료만 제시하는 게 아니라, 1인당 환산가로 구체적으로 안내할 수 있어야 해요.
총 대관료가 아닌 1인당 환산가(ex. 1인당 5.5만 원)로 명확하게 제시할 경우, 더 합리적인 가격으로 설득할 수 있어요. 기업 담당자는 여러 공간을 비교할 때, '1인당 가격'으로 가장 빠르게 판단하기 때문인데요. 1인당 환산가로 가격을 제시하면 예산 부합 여부를 빠르게 판단할 수 있어요.
또한, 기업 담당자가 타 공간과의 비교 시에도 적합한 기준으로 고려하기 수월하죠. 즉, 부가 서비스를 포함해 제시하며 '가성비'를 부각할 수 있기 때문인데요. 따라서 대관료 내에 포함된 부가 서비스(주차권 제공, 기본 음향 또는 장비 등)가 포함되어 있다면 반드시 제시해 가성비를 부각하는 것도 좋아요.
② 규모: 성공적인 기업행사 이벤트를 위한 공간 크기
공간의 규모를 설명할 때 단순히 제곱미터(㎡) 기준을 안내하면 기업 고객이 직관적으로 이해하기 어려워요. 고객의 입장에서 규모를 물어보는 이유는 결국 1) 수용 가능한 인원이 얼마인지, 2) 기타 시설과 장비들이 들어갈 여분의 공간이 나오는지, 3) 주차장의 규모부터 로비, 행사장에 이르는 동선과 규모는 어떻게 될지 공간 전체에 대해 알기를 바라죠.
따라서 세일즈 담당자라면 기본적인 정보를 제공하면서, 공간에 대한 감을 정확하게 잡을 수 있도록 실제 행사 진행 시 세팅 이미지와 도면, 레이아웃을 종합적으로 제시하는 것이 필요해요.
③ 식음료: 기업행사 케이터링 품질이 행사 만족도를 좌우한다
기업행사 대관 고객이 빠지지 않고 고려하는 것이 바로 식음료입니다. 앞선 요소들과 마찬가지로, 단순히 메뉴 리스트를 제공하는 것만으로는 부족해요. 기본 메뉴표와 함께 실제 제공되는 식음료의 이미지, 인원 등에 따라 가격이 달라진다면 가격 옵션과 할인 적용 사례까지 ‘선택할 수 있는 다양한 옵션’을 같이 제공하면 좋아요.
또한, 식음료의 퀄리티를 고민하는 고객을 위해 셰프의 경력과 커리어, 채식 식단 제공 가능 여부 등 특수 니즈에 대응할 수 있는 부분과 신뢰도를 함께 안내하면 설득력을 높일 수 있어요. 외부 케이터링 이용을 허용하고 있다면, 이에 대한 사례를 구체적인 세팅 사진과 함께 보여주면 좋고요.
④ 좌석 배치: 기업행사 대관 시 가능한 세팅 사전에 제시하기
기업 고객은 행사의 목적에 따라 행사장의 좌석 배치에 신경을 쓸 수밖에 없어요. 예를 들어, 다과를 즐기며 발표를 듣는 세미나라면 둥그런 연회형의 배치, 언론을 초청한 미디어 컨퍼런스라면 참석자 모두가 정면을 보고 작업을 할 수 있게 안내하는 일렬 배치가 필요하곘죠.
따라서 기본 좌석 배치 외에도 어떻게 바꿀 수 있는지 옵션을 제시하고, 다양한 각도의 현장 사진, VR 이미지 등을 통해 공간의 유연성을 보여줄 수 있어야 해요.
⑤ 브랜드 신뢰도: 기업행사 성공을 뒷받침하는 신뢰 요소
기업행사를 준비하는 고객에게 또 하나 중요한 건 ‘원활한 진행’입니다. 이때 중요한 건 호텔, 베뉴 세일즈 담당자가 신뢰할 만한 파트너인지 여부인데요. 문의를 마친 즉시 가능하면 빠르게 견적서를 제공하고, 실시간 커뮤니케이션을 통해 고객의 요청에 지체 없이 응대하는 것이 필요해요. 이때, 기 진행했던 행사 사례나 기존 고객사 리스트 등을 확보하여, 예시를 들어 설득하면 자연스럽게 설득하며 신뢰를 쌓아나가는 데 도움이 됩니다.
루북을 통해 기업행사 대관 설득력 높이는 4가지 방법
좋은 공간은 많아요. 하지만, ‘왜 이 공간이어야 하는지’까지 설득해 주는 공간은 드뭅니다. 기업고객 스스로 늘 찾아야 하는 숙제 같은 일인데요. 루북을 통해서는 이 간극을 메꿀 수 있습니다. 어떻게 해볼 수 있는지 아래 4가지 방법을 소개할게요.
① 대관료: ‘자동 견적 생성’ 기능으로 빠르고 경쟁력 있는 금액 제시
루북의 자동 견적 생성(e-RFP) 기능을 활용하면, 문의가 들어오는 즉시 빠르고 정확하게 대관료를 제안할 수 있어요. "대략 얼마쯤 됩니다." 같은 모호한 답변이 아니라, "옵션 1은 500만 원, 옵션 2는 580만 원이고, 1인당 환산가는 6만원입니다."처럼 선택지를 명확히 제시할 수 있어요.
기업고객 입장에서 문의 후 견적서를 기다리는 불필요한 시간을 줄일 수 있고, 자동 견적 생성 기능으로 인해 문의와 다른 견적이 포함되는 오류도 줄일 수 있죠. 결과적으로 기업 담당자 입장에서 내부 커뮤니케이션의 리소스를 줄여, 베뉴와의 계약까지 가는데 도움이 될 수 있어요.
② 규모와 좌석 배치: ‘필수 기본 제공 정보’로 가늠할 수 있는 규모와 테이블 배치 정보
루북 베뉴 네트워크는 공간의 총 면적의 기본적인 정보는 물론, 수용 가능한 인원수, 유형별 좌석 배치도, 360°VR 콘텐츠를 함께 제공해요. 고객에게 단순히 "300㎡ 공간입니다."가 아니라, "200명 극장형 세팅, 150명 연회형 세팅 가능합니다."처럼 현실적이고 직관적인 정보를 제공할 수 있어요. 특히, 예상 인원별로 다양한 세팅 가능성(100명/200명/300명)을 사전 제시하면 공간 유연성에 대한 신뢰를 얻는 데 큰 도움이 됩니다.
또한, 360° VR 콘텐츠를 통해 직접 공간을 방문하지 않아도 생생하게 현장을 살펴볼 수 있어, 해외나 지방에 있는 고객과 상담할 때 강력한 무기로 활용할 수 있어요.
③ 식음료: ‘360° VR 콘텐츠’로 실제 식음료 이미지 확인
![루북 베뉴 네트워크에 등록되어 있는 [삼원가든] 베뉴 식음료 예시 이미지](https://image.inblog.dev?url=https%3A%2F%2Fwww.notion.so%2Fimage%2Fattachment%3A68306e75-f46b-4c0e-b48d-7b7b8a7c4b75%3A%EC%82%BC%EC%9B%90%EA%B0%80%EB%93%A0%EC%8B%9D%EC%9D%8C%EB%A3%8C%EC%98%88%EC%8B%9C.png%3Ftable%3Dblock%26id%3D1fa091ff-c1f4-8059-9487-d000de1076ff%26cache%3Dv2&w=1920&q=75)
루북의 360° VR 콘텐츠를 통해 기업행사 대관 시 담당자가 고려하는 식음료 품질에 대한 신뢰를 높일 수 있어요. 전문 촬영팀이 직접 촬영한 VR 콘텐츠를 통해 실제 행사 때 셋업된 뷔페, 만찬 세팅 이미지를 360° VR 콘텐츠에 담아 함께 제공해요. 덕분에 행사 당일 식음료가 어떻게 제공되는지, 진행하지 않고도 미리 확인할 수 있어 케이터링의 품질과 스타일에 대한 신뢰와 확신을 갖는 데 도움이 돼요.
④ 브랜드 신뢰도: ‘고객 후기 노출’ 기능으로 레퍼런스 제공 및 신뢰 형성
기업행사를 준비하는 담당자에게 중요한 점 중 하나가 ‘이 공간을 믿고 맡길 수 있을까’인데요. 루북은 평점 시스템과 고객 후기 노출 기능을 통해 담당자가 직접 "우리는 잘합니다"라고 말하지 않아도 이미 이용했던 다른 고객의 리뷰로 신뢰를 형성할 수 있도록 돕고 있어요. 특히, 빠른 견적 제공 → 실시간 커뮤니케이션 → 기존 이용자 리뷰 노출이라는 연결 고리는 기업 고객에게 ‘이 호텔/베뉴는 시스템이 잘 갖춰져 있다’는 인상을 심어주어, 계약 성사 가능성을 크게 끌어올릴 수 있어요.
세일즈는 설명이 아닌 답을 줄 수 있어야 한다
🎯 “어떤 기준으로, 왜 이 공간을 추천하셨나요?”
행사를 준비하는 고객은 결국 묻기 마련이에요. 이 질문에 호텔 세일즈 담당자라면 머뭇거리지 않고, 대관료, 규모, 식음료, 테이블 배치, 기존 행사 사례와 후기 리뷰까지 명확하고 구체적인 답을 줄 수 있어야 하죠. 이는 곧 신뢰받는 세일즈가 될 수 있고, 궁극적으로 매출과 연결될 수 있어요.
이러한 과정에 ‘이유 있는 제안’을 제시할 수 있게 도와주는 서비스가 바로 루북입니다. B2B 기업 고객을 위한 우리 호텔, 베뉴만의 ‘설득의 답안지’를 만들어 세일즈를 완성해 보세요.
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