전시컨벤션에서 워크샵까지, 행사 운영을 맡아본 호텔 세일즈 실무자라면 아실 거예요. 이 정도면 완벽하게 준비했다고 생각했는데, 막상 당일이 되니 예상치 못한 문제가 터지는 경우요. 수십 번 체크하고, 꼼꼼히 준비한 것 같은데도 현장에선 뭔가 삐걱거립니다. 왜 이런 일이 반복될까요?
그 이유는 대부분 의사소통의 오류에서 시작될 때가 많아요. 예약팀과 운영팀 사이의 인수인계, 고객 요청사항의 최신화, 통화·미팅 중 전달된 구두 요청의 누락 등 작은 소통 실수가 결국 계약은 물론 전체 행사에 큰 영향을 미칠 수 있으니까요.
이번 글에서는 이벤트 운영에 있어 행사 기획자가 불편해하는 5가지 상황과 그로 인해 어떤 문제가 발생하는지 짚어보려 합니다. 또한, 호텔 세일즈를 위한 종합 솔루션 루북을 통해 이런 문제를 사전에 예방하고, 만족도를 높여 계약 성사율까지 높이는 실질적인 해결법도 함께 소개할게요.
이벤트 기획자가 불편해하는 5가지 상황
1️⃣ [담당자가 자꾸 바뀔때] "영업팀에서는 된다고 했는데, 현장팀은 안 된다고 하네요?"
예약팀과 고객이 열심히 조율한 요청사항이 현장 운영팀에 제대로 전달되지 않는 경우가 있어요. 예를 들어, “VIP 대기실에 냉난방기 미리 켜놓기로 했는데 왜 안돼 있어요?”라고 고객이 물었을 때, 운영팀이 “그런 얘기 들은 적 없다”고 하면 아찔한 상황이 펼쳐질 수 있어요.
대부분은 A팀(예약/영업) → B팀(운영) 사이 인수인계 과정에서 정보가 누락되거나, 담당자가 바뀌면서 로그가 사라진 경우입니다. 특히 전시컨벤션은 일반 연회보다 설치 요구사항이 복잡한 상황이 많아 이런 일이 더 자주 생기거든요. 고객 입장에선 불신이 커질 수 밖에 없죠.
2️⃣ [실행 가능할지 불확실할 때]"정말 우리가 원하는 대로 진행될 수 있을까요?"
전시컨벤션 기획자는 준비해야 하는 사항이 많아 까다로운 요구가 있을 수 있어요. 자연스럽게 ‘이렇게 가능할까’ 고민하시는 분들도 많고요. 그때 호텔 세일즈 담당자라면 단순히 ‘할 수 있다’라고만 하고 구체적인 사례나 레퍼런스를 보여주지 않으면, 행사 기획 담당자는 끝까지 불안해하며 행사를 준비하게 되죠. 이러한 불안함은 계약 과정에 신뢰에 영향을 줄 수 있고, 작은 이슈 하나에도 마찰이 생기기 쉽죠. 불확실성은 가뜩이나 바쁜 기획자 입장에서 계약하고 싶지 않은 허들로 작용할 수 있어요.
3️⃣ [도면과 현장이 불일치할 때] “도면대로 부스 설치했는데 통로가 막혔어요!"
전시컨벤션에서는 공간 활용이 정말 중요합니다. 하지만, 설치해야 할 LED 스크린이 천장 높이에 맞지 않는다거나, 기둥 위치가 도면과 다른 경우 등과 같은 문제가 생각보다 자주 발생하죠.
특히 외주업체와 협업이 필요한 행사일수록 현장의 실제 구조를 완벽하게 파악하는 게 필수인데, 그 정보를 미리 정확하게 확보하기가 쉽지 않아요. 최신 도면이 반영되지 않았거나, 공간의 리모델링 정보가 공유되지 않은 게 원인입니다. 이렇게 되면 전체 행사 일정이 꼬여버릴 수 있어요.
4️⃣ [견적과 실제 비용이 다를 때] “분명히 이 금액으로 합의했는데, 추가 비용이 왜 나왔나요?"
전시컨벤션 행사를 진행하다 보면 중간에 추가 요청이 생기는 경우가 종종 있어요. 그런데 이런 변경사항들이 견적서에 바로바로 반영이 안 되면, 나중에 정산할 때 문제가 생깁니다.
초기 견적서와 행사 후 청구 금액이 다를 때, 기획자는 당황할 수밖에 없어요. 중간에 요청사항이 변경돼 비용이 바뀐 경우라도, 사전에 기록이 남아 있지 않으면 기획자는 ‘금액을 올렸다’고 느끼거나 호텔 측에서 무언가 놓쳤다 생각할 수 있으니까요. 한정된 예산 안에서 행사를 준비한 기획자 입장에서 비용은 매우 중요한 문제이기에 견적서의 즉각적인 업데이트와 논의 내용에 대한 기록을 잘 남겨두는 것이 필요해요.
5️⃣ [예상치 못한 클레임이 발생할 때] “저희가 논의한 대로 진행되지 않았어요."
전시컨벤션 준비하면서 이메일과 통화 등 여러 경로로 소통하잖아요. 그런데 이렇게 이야기 나눈 내용들이 정리가 안 되어 있으면, 나중에 문제가 생겼을 때 해결하기 어려울 수 있어요.
예를 들어, 행사 기획자 입장에서는 분명히 요청한 내용이라 생각했는데 반영이 되지 않으면 클레임을 걸 수 있죠. 문제는 해당 요청이 전화 통화나 구두 미팅에서만 오갔고, 명확한 기록으로 남아 있지 않았다면 정확한 내용을 찾기 어려워진다는 점입니다. 결국엔 서로 오해를 풀지 못하고, 누가 맞는지 모르는 애매한 상황에서 양측의 기분이 상할 수 있어요.
호텔 세일즈 계약 성사율 높이는 5가지 해결법 (by. 루북 EMS)
이제, 위에서 소개한 5가지 페인 포인트를 어떻게 해결할 수 있을지 루북 EMS를 통해 구체적으로 설명드릴게요.
1️⃣ 팀 간 정보 전달 오류 방지 - EMS 통합 관리 시스템
- 행사 기획자 페인 포인트) 예약, 세일즈팀과 현장 운영팀 간 정보 누락
- 루북 서비스를 통한 해결) 루북 EMS 통합 관리 시스템
루북 EMS는 최초 문의, 예약부터 행사 운영까지 전 과정을 한 플랫폼 안에서 관리할 수 있어요. 하나의 행사에 관한 모든 정보가 실시간으로 공유돼요. 사전 문의사항부터 응대한 내용까지 시스템에 기록되죠.
담당자가 바뀌어도 기존 상담 내역, 요청사항, 피드백이 그대로 남아있기 때문에 “이건 누구랑 얘기하셨어요?”라는 말이 필요 없이 바로 확인이 가능합니다. 또한 담당자별 권한 지정이 가능해서, A팀에서 정리한 정보를 B팀에 알려야 할 경우, 정확히 인계할 수 있는 장점이 있어요. 기억해야 하는 메모는 팀원 모두 확인하고 관리할 수 도 있습니다.
2️⃣ 요청사항 실행에 대한 확신 제공 – 유사 사례 및 후기 활용
- 행사 기획자 페인 포인트) 복잡한 요청사항 수용 가능성에 대한 불확실성
- 루북 서비스를 통한 해결) 유사 행사 리뷰와 레퍼런스
루북에는 이전에 진행된 유사 행사 정보와 후기가 누적되어 있어요. 기획자가 “이런 배치, 조명, 장비도 가능할까요?”라고 요청했을 때, 비슷한 행사 사례를 보여주며 “예전에 이런 사례가 있었고, 성공적으로 진행됐어요”라고 제안할 수 있습니다.
이렇게 되면 실무자 입장에서도 ‘될지 안 될지’ 애매한 상황을 확신으로 전환할 수 있고, 고객 설득에도 유리하죠. 그냥 "할 수 있어요"가 아니라 구체적인 사례랑 성공 경험을 보여주니까 기획자분들 신뢰도가 확 올라가거든요.
3️⃣ 도면 오차 방지 – 360° VR 서비스 제공
- 행사 기획자 페인 포인트) 공간, 도면, 동선 현장과의 불일치
- 루북 서비스를 통한 해결) 360° VR 뷰로 사전 시뮬레이션
루북의 360°VR 기능을 활용하면, 행사장 내부를 생생하게 돌아볼 수 있어요. 단순히 도면만 보는 게 아니라, 실제 공간을 걸어 다니는 듯한 경험을 통해 공간 구조, 천장 높이, 입장 동선까지 미리 체크할 수 있죠.
예를 들어, 기둥 위치, 천장 높이, 전기 설비 위치 등까지 확인이 가능해 당일 공간에서 생길 수 있는 변수들을 사전에 방지할 수 있어요. 외주업체와 협업할 땐, 링크 하나로 해당 공간을 공유할 수 있어 커뮤니케이션도 한결 수월해집니다.
4️⃣ 견적 변경 누락 방지 – e-RFP 자동 견적 시스템 활용
- 행사 기획자 페인 포인트) 실제 견적과 청구 금액의 차이
- 루북 서비스를 통한 해결) e-RFP 자동 견적서 시스템
루북은 e-RFP 견적서는 고객과의 문의가 확인되면 그에 맞춰 자동으로 맞춤 견적서를 생성해 줍니다. 중간에 요청사항이 바뀔 경우 담당자가 바로 반영하고, 모든 견적 변경 내역이 히스토리로 남아 있어 ‘언제 어떤 변경이 있었는지’ 한눈에 확인할 수 있어요. 이를 통해 견적 누락, 수기 실수, 최종 파일 업데이트 오류와 같은 일을 방지해 고객에게 신뢰도 있는 프로세스를 제공할 수 있죠.
5️⃣ 예상하지 못한 클레임 대응 강화 – 문의내역 자동화 기록
- 행사 기획자 페인 포인트) 고객의 요청 기록 확인 불가
- 루북 서비스를 통한 해결) 모든 소통 내용을 자동으로 백업하는 EMS 커뮤니케이션 시스템
루북 EMS는 전화 상담, 채팅, 미팅 등에서 오간 요청사항을 하나의 타임라인으로 통합 정리해 줍니다. 고객이 과거에 어떤 요청을 했고, 누가 응대했는지까지 정확히 확인할 수 있기 때문에 클레임이 발생하더라도 ‘이때 이런 요청이 있었습니다’라는 명확한 근거로 소통할 수 있죠. 단순 저장이 아니라 검색이 가능한 형태로 정리되기 때문에, 특정 이슈를 찾고 정리하기에 실무자 입장에서 매우 유용해요. 유선통화 후 AI통화요약까지 다양한 기능도 제공됩니다.
전시 컨벤션 행사 계약성사율의 핵심은 결국 ‘신뢰’입니다
전시컨벤션에서 계약성사율 높이는 비결이 뭘까요? 화려한 시설, 저렴한 가격도 중요하지만, 결국 핵심적인 판단 기준은 ‘믿고 맡길 수 있다’는 운영에 대한 신뢰예요.
행사 기획자가 고민할 수 있는 페인 포인트 "정말 계획대로 될까?", "문제 생기면 빨리 해결해줄 수 있을까?"를 정확하게 이해하고, 이를 루북 EMS 시스템, VR 서비스, 자동 견적서 등을 통해 해결하며 신뢰를 만들어갈 수 있어요.
전시컨벤션 기획자들이 진짜 원하는 건 안심하고 맡길 수 있는 파트너니까요. 체계적인 소통 관리랑 투명한 운영으로 이런 신뢰 쌓아가면, 계약성사율은 자연스럽게 따라와요. 호텔 세일즈 실무자 입장에서 편리하고, 고객도 안심할 수 있는 서비스, 지금 루북에서 시작해보세요.
전시컨벤션 계약 성사율을 끌어올리고 싶다면?
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