여름 성수기, 호텔 세일즈팀이 가장 민감하게 반응하는 키워드 중 하나는 바로 ‘단체 객실 예약’입니다. 단체 고객을 놓치지 않고 유치하는 것이 성수기 매출 향상에 결정적인 도움이 되기 때문인데요.
대부분의 호텔에서는 객실 및 예약 관리를 위해 호텔 PMS를 사용하고 있는데요. 하지만 기존 호텔 PMS만으로는 단체 고객 예약의 복잡성과 유동성을 감당하기 어렵습니다. 특히 아래와 같은 상황에서 어려움을 겪고 있다면, 지금이 바로 운영 방식에 변화를 줄 타이밍이죠. 오늘은 기존 호텔 PMS의 한계를 살펴보고, 기업 단체 고객 예약 최적화 솔루션 루북 EMS Sales-Engine for rooms을 통해 어떻게 단체 예약 관리를 자동화할 수 있는지 소개해드립니다.
호텔 PMS의 한계: 단체 객실 관리가 어려운 4가지 이유
1. 고객 문의 응대에 소요되는 과도한 시간 ⏰
단체 고객은 필연적으로 문의사항이 많습니다. 호텔 담당자 입장에서는 인원 수, 일정, 객실 수, 룸 타입, 예산 등 다양한 정보를 수기로 받아 정리해야 하죠. 하지만, 호텔 PMS로는 이 과정을 자동화하기 어렵고, 결국 응대와 정리에만 몇 시간씩 소모되기 일쑤죠. 만약 하루에 여러 건의 단체 문의가 들어온다면, 이 시간은 더 늘어날 수밖에 없고, 호텔 실무자는 정말 중요한 세일즈 업무에 집중할 시간이 부족해집니다.
2. 룸 타입, 인원 수에 따라 반복 견적 발송 📝
각 단체마다 요구하는 객실 수와 룸 타입이 다르기 때문에, 새로운 문의가 발생할 때마다 그에 맞춘 새로운 견적서 작성이 필요합니다. 문제는 호텔 PMS에서 제공하는 기본 기능만으로는 이러한 맞춤형 견적을 신속하게 생성하기 어렵다는 점입니다. 객실 구성에 따라 견적이 달라지기 때문에, 고객이 조건을 바꿀 때마다 엑셀을 새로 만들고, 이메일을 재발송하는 일이 반복되죠. 이는 호텔 세일즈팀의 리소스를 소모하는 대표적인 비효율입니다.
3. 단체 문의 특유의 유동성 🔄
단체 예약의 가장 큰 특징 중 하나는 변동성입니다. 처음 문의할 때와 실제 예약 확정까지 인원수가 바뀌고, 예산이 조정되며, 일정이 변경되는 경우가 빈번한데요. 기존 호텔 PMS 시스템에서는 이런 유동성 있는 변경사항을 실시간으로 관리하기 어렵습니다. 결국 수기로 정리해야 하는 일이 늘어나게 되고, 담당자가 바뀌었을 때 이 사실을 제대로 인계하지 않으면 업데이트 사항이 반영되지 않는 문제 등도 발생할 수 있죠.
4. 지속적 커뮤니케이션의 어려움 ☎️
반복되는 견적 요청, 소극적인 문의 등으로 계약 전환율이 떨어지는 경우도 흔합니다. 이는 고객과의 커뮤니케이션이 단절되기 쉬운 구조에서 발생하는 문제죠. 매출 단가가 큰 단체 고객의 경우 초반 문의를 놓치지 않고 끝까지 소통해 계약으로 연결시키는 것이 중요한 만큼, 고객과 지속적으로 커뮤니케이션할 수 있는 구조를 만드는 것이 필요합니다.
호텔 PMS의 문제, 루북 EMS로 해결하는 4가지 방법
이처럼 기존 호텔 PMS만으로는 감당하기 어려운 단체 고객 관리, 루북의 EMS와 세일즈엔진 그리고 그룹부킹스 에 추가 노출기능으로 바꾸면 이렇게 바뀔 수 있어요.
호텔 PMS vs 루북 EMS with 그룹부킹스 전후 비교
구분 | 호텔 PMS | 루북 EMS : Sales Engine + 그룹부킹스 |
문의 관리 | 전화, 이메일 등 개별 문의 수집 및 수기 정리 | 각종 채널 문의 통합 관리 |
견적 관리 | 반복 견적 발송 | 자동 맞춤 견적 |
응대 과정 | 응대-예약-계약 각각 수동 관리 | 프로세스 자동화 |
예약전환율 | 문의 후 연락 두절 | 실시간 소통으로 전환율 증가 |
① 여러 문의를 하나의 대시보드에서 통합 관리
- 호텔 PMS) 수기/전화 업무 많은 시간 소모 → 루북) 세이브한 시간을 세일즈 본업에 집중
모든 단체 예약 문의를 하나의 화면에서 한눈에 확인할 수 있습니다. 진행 상황, 고객 정보, 견적 내역 등을 통합적으로 관리하여 놓치는 문의 없이 체계적으로 대응할 수 있습니다. 루북 EMS는 이를 하나의 화면에서 통합적으로 관리할 수 있게 해, 업무 누락이나 커뮤니케이션 오류를 방지할 수 있어요. 이렇게 확보된 시간을 고객 관계 강화와 세일즈 활동에 투자할 수 있어요.
② 맞춤 단체 견적(e-RFP) 자동 생성 및 발송
- 호텔 PMS) 매 문의 및 수정 시마다 반복 견적 메일 발송 → 루북) 고객 맞춤 견적 자동 발송
루북은 다채로운 옵션 및 업데이트 사항이 많아 복잡한 단체 예약 견적에 최적화된 기능을 제공해요. 문의가 끝난 후 자동으로 정리 후 5분 안에 e-FRP 견적서를 생성해 고객에게 발송할 수 있는 구조가 바로 그것인데요. 이는 더 이상 일일이 수작업으로 견적서를 만들 필요가 없어 효율을 높여줍니다.
③ 고객이 직접 입력하는 '셀프 예약 시스템' 제공
- 호텔 PMS) 응대-예약-계약 각각 수동 관리 → 루북) 문의 응대-예약- 계약 프로세스 자동화
문의부터 계약 체결까지의 전 과정이 시스템 내에서 자동화됩니다. 고객의 요청사항 변경도 실시간으로 반영되어 항상 최신 정보를 바탕으로 업무를 진행할 수 있습니다. 특히, 계약의 경우 고객이 원한다면 24시간 언제든지 스스로 예약 프로세스를 진행할 수 있어 호텔 직원의 업무 부담을 크게 줄입니다. 이는 고객 입장에서 언제든 원할 때 편리하게 예약하는 편리함을 제공하고, 호텔 세일즈 담당자 입장에서는 리드타임을 줄여 단체 고객의 예약전환율을 높이는데 주요한 역할을 할 수 있어요.
④ 실시간 커뮤니케이션
- 호텔 PMS) 문의 후 연락 두절 증가 → 루북) 실시간 소통으로 전환율 증가
시스템 내에서 내부 직원 간의 실시간 소통이 가능합니다. 중간에 담당자가 바뀌거나 정보 전달이 누락되는 문제도 줄어들고, 고객과의 접점이 유지되므로 계약 전환율 향상에도 효과적입니다.
호텔 PMS를 넘어: 루북 EMS로 고객이 먼저 찾아오는 예약 시스템 만들기
단체 객실 예약 업무는 앞서 설명드린 것처럼 루북 그룹부킹스로 더 편하게, 더 빠르게, 더 정확하게 처리할 수 있어요. 기존 호텔 PMS의 한계를 넘어서 고객이 먼저 찾아오는 능동적인 예약 시스템을 구축할 수 있죠.
호텔 업계의 디지털 전환이 가속화되고 있는 지금, 단체 예약 관리의 혁신은 선택이 아닌 필수가 되었습니다. 루북 EMS와 그룹부킹스를 통해 고객 경험을 개선하고, 운영 효율성을 높이며, 매출 증대까지 동시에 달성해보세요.
호텔 PMS로 단체 고객 예약을 놓치지 마세요!
루북 그룹부킹스로 준비하기Share article
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