호텔 마스터 어카운트(master account)는 단체·행사 계약에서 단체가 부담하기로 한 요금과 결제 내역을 모아 관리하는 청구 계정입니다. '마스터 폴리오', '마스터빌', 'posting master'의 구분은 호텔·PMS마다 다를 수 있으므로, 이 글에서는 단체 부담분을 모으는 청구 계정을 '마스터 계정'으로 통일합니다. 단체 객실 정산은 어떤 요금을 이 계정으로 보내고 어떤 요금을 각 예약에 남길지 계약 단계에서 정하는 데서 시작합니다.
한눈에 보기
① 마스터 계정은 단체가 부담하기로 한 요금을, 개인 또는 기본 폴리오는 그 밖의 요금을 담습니다.
② 루팅(charge routing)은 PMS가 지원하는 거래코드·기간·금액 조건에 따라 요금을 다른 billing window나 예약 계정으로 보내는 설정입니다.
③ 계약·견적 단계에서는 계약 당사자와 지급의무자, 필요한 증빙 종류와 법정 발급 대상, 보증·결제 방식을 각각 확인합니다.
④ 체크인 전에 루밍리스트와 루팅 내역을 대조하고, 개인 부담 항목의 프런트 안내와 예외 승인자를 함께 확정합니다.
마스터 계정과 개인 폴리오는 무엇이 다른가
폴리오(folio)는 호텔 시스템에서 투숙 관련 요금과 결제 내역을 보여 주는 계정 화면 또는 그 내역을 출력한 청구 명세를 뜻합니다. 단체 예약에서도 반드시 두 개로만 나뉘지 않으며, PMS에 따라 여러 billing window나 별도 단체 결제용 계정을 사용할 수 있습니다.
원칙적으로 승인된 견적·계약·추가 합의의 부담 범위를 기준으로 마스터를 설정합니다. 마스터로 루팅하지 않은 요금은 원 예약의 기본 폴리오에 남도록 설정할 수 있지만, 그 잔액의 최종 결제자는 계약과 각 폴리오의 payee·payment method에서 별도로 정해야 합니다. '회사가 다 낸다'는 표현만 두지 말고 부담 항목과 예외를 구체적으로 적습니다.
루팅: 어떤 요금을 어디로 보낼지 정하는 설정
루팅(charge routing)은 선택한 거래 항목을 같은 예약의 다른 billing window나 다른 예약·단체 결제용 계정으로 보내도록 지정하는 PMS 설정입니다. 거래코드·기간·금액 한도, 세금의 별도 루팅 가능 여부는 PMS 기능과 호텔 설정에 따라 다릅니다. 항목별로 나눌 수 있으며 적용 범위는 계약에 따라 달라집니다. 아래는 나누는 방식의 예시입니다.
요금 항목 | 나뉘는 방식(예시) | 계약·견적에서 확인할 것 |
|---|---|---|
객실료 | 마스터 | 세금·봉사료의 루팅 범위와 표기 방식 |
조식 | 마스터 또는 개인 | 객실 요금에 포함인지, 인원당 별도 청구인지 |
미니바·룸서비스·세탁 | 개인 | 회사 부담으로 돌릴 경우 한도 설정 가능 여부 |
주차·부대시설 이용료 | 사전 합의 필요 | 무료 제공 대수·조건, 초과분 부담 주체 |
얼리 체크인·레이트 체크아웃 | 사전 합의 필요 | 추가 요금 기준과 승인 절차 |
노쇼 객실 | 예약·단체계약에 따름 | 취소 기한, 노쇼 판단 시점, 청구 범위와 부담 주체 |
마스터와 개인으로 나눌 때 확인할 지점
확인할 항목 중 하나는 객실료와 관련 세금·봉사료의 루팅 범위가 일치하는지입니다. 견적 조건과 PMS 전표가 다르면 마감 전에 차이를 확인합니다. 계산·표기 방식은 봉사료·부가세(++) 가이드에서 따로 확인합니다.
조식은 요금에 포함된 경우와 별도 청구되는 경우의 처리가 다르므로 견적서에서 어느 쪽인지 구분해 둡니다. PMS가 루팅 한도를 지원하면 회사 부담 항목에 금액·비율 한도를 설정할 수 있습니다. 한도 초과분의 게시 위치와 결제 주체는 루팅 설정, payee·payment method와 계약을 함께 확인합니다.
계약·견적 단계에서 확정할 5가지
정산 차이는 계약·견적 단계에서 부담 항목과 결제 조건이 불명확할 때 생길 수 있습니다. 다음 다섯 가지를 확인해 서면으로 남깁니다.
계약·지급 책임 — 계약 법인·대행사, 대금 지급의무자, 실제 결제자를 구분하고 미지급 시 책임 주체를 적습니다
지급 방법과 시점 — 선입금·현장 결제·사후 청구 중 무엇인지, 사후 청구라면 호텔의 여신 승인 여부와 한도·지급기한
증빙 종류·발급 대상 — 신용카드매출전표와 세금계산서 중 필요한 증빙을 결제 전에 확인합니다. 세금계산서는 부가가치세법상 숙박용역을 공급받는 자에게 발급하므로, 계약자·지급자·투숙자가 다른 건은 호텔 회계 담당자와 확인합니다
보증·결제 수단 — 계약금, 주최 측 카드 보증, 제3자 카드 결제승인서, 투숙객 카드 사전승인(authorization hold)을 구분하고 대상 항목·한도·청구 시점·해제 시점을 확인합니다
변경·취소 시 부담 주체 — 객실 수 변동이나 노쇼가 발생했을 때의 청구 기준
행사·객실 조건을 입력해 디지털 견적서를 만들고, 담당자가 검토한 뒤 고객과 공유하며 승인·계약 전환 상태를 확인하는 기능은 루북 e-RFP 견적서에서 확인할 수 있습니다.
체크인 전에 맞춰 둘 것
루밍리스트와 루팅 내역은 별도 자료입니다. 명단 변경이 예약 번호·객실 배정 또는 연결 프로필에 영향을 주는 경우에는 해당 예약의 루팅 지시도 함께 확인합니다. 최종 루밍리스트 접수 시점을 기준으로 대조 절차를 정해 두면 담당자마다 다르게 처리되는 일을 줄이는 데 도움이 됩니다.
객실 수가 줄었다면 계약서에 어트리션 조항이 있는지 먼저 확인합니다. 컷오프와 구분해 허용 감축량·산식·재판매분 공제 여부는 객실 블록·어트리션·컷오프 가이드에서 대조합니다. 개인 부담 항목과 보증 수단은 체크인 전에 안내하도록 정하고, 실제 안내 여부를 프런트 절차에 반영합니다.
가상 시나리오: 100실 2박 워크숍의 정산 분리
가상의 예시로, 기업 워크숍 참가자 180명이 100실을 2박 이용한다고 가정해 봅니다. 회사가 부담하기로 한 객실료와 조식 중 계약서에 명시된 세금·봉사료 포함 범위만 마스터로 처리하고, 미니바와 룸서비스는 합의에 따라 개인 폴리오로 분리합니다.
주차를 회사가 부담하기로 했다면 무료 제공 대수와 초과분 처리 기준을 별도로 적고, 참가자가 하루 먼저 도착하는 객실이 있다면 그 1박이 마스터 대상인지도 미리 정합니다. 이런 예외는 체크인 전에 목록으로 정리해 프런트·예약·세일즈 담당자와 공유합니다.
객실 마스터 폴리오 마감에서 확인할 것
마감할 때는 계약 조건과 실제 게시된 요금을 항목 단위로 대조합니다. 기본 폴리오에 미결제 잔액이 남아 있는지, 루팅에서 제외한 항목이 마스터에 들어가 있지 않은지도 함께 봅니다. 행사가 함께 진행된 건이라면 연회 최종 청구서와 객실 청구가 각각 어떤 계약을 근거로 하는지 구분해 둡니다.
마감 전에 짚어 볼 항목은 다음과 같습니다.
승인된 견적·계약의 부담 항목과 PMS 루팅 지시가 일치하는가
호텔이 정한 루밍리스트 제출일·루팅 확정일에 두 자료를 대조했는가
한도를 설정한 항목의 초과분이 어디에 게시됐는가
필요한 증빙 종류와 발급 대상이 결제 전에 확인됐는가
행사별 결제 링크와 입금 상태, 매출 KPI·본사 보고서를 한 흐름에서 관리하는 기능은 Sales-Engine Pro의 루북 세일즈 리포트에서 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q. 회사가 전액 부담하면 개인 폴리오는 안 열리나요?
전액 단체 부담으로 합의해도 PMS 구조상 각 예약의 기본 폴리오가 유지될 수 있습니다. 루팅되지 않은 요금이 그곳에 남을 수 있지만, 최종 결제 주체는 계약과 결제 지시에 따릅니다.
Q. 체크인 때 개인 카드를 요청하는 이유는 무엇인가요?
호텔은 개인 부담 부대요금(incidentals)이나 추가 청구 가능액을 보증하기 위해 카드를 요청할 수 있습니다. 부대요금에는 미니바·룸서비스·세탁·주차 등이 포함될 수 있으며 범위는 호텔·계약마다 다릅니다. 사전승인은 실제 결제와 다르고 해제 시점도 호텔·카드사에 따라 달라집니다.
Q. 세금계산서는 누구 앞으로 발행하나요?
세금계산서는 단순 결제자가 아니라 부가가치세법상 숙박용역을 공급받는 자에게 발급합니다. 계약자·지급자·투숙자가 다른 단체 건은 거래 구조와 증빙을 호텔 회계 담당자와 확인하고, 발급 시기는 법정 공급시기에 맞춥니다.
단체 객실 정산 기준을 기록으로 남기려면
마스터 부담 범위는 승인된 견적·계약·추가 합의로 정하고, 체크인 전과 마감 때 PMS 루팅·게시 내역과 대조합니다. 루북 Group Bookings는 기업·MICE 단체 객실 수요를 호텔 세일즈팀의 EMS 인박스로 연결하고, 객실 블록·조식·회의실 요청과 견적 후속 이력을 한 상담 흐름에서 관리하도록 지원합니다. 도입 방식과 연동 범위는 business.roovook.com에서 확인할 수 있습니다.