“주차는 몇 대까지 가능할까요?” “행사 준비시간이나 철수 시간이 컨벤션 대관 시간에 포함될까요?”
이처럼 고객이 컨벤션 대관을 문의할 때 자주 하는 질문들이 있죠. 답변하기는 어렵지 않지만, 똑같은 응대 업무가 반복되다 보면 비효율적으로 느껴질 수 있습니다.
이럴 때 홈페이지 등 예약페이지에 FAQ를 미리 정리해 둔다면 고객이 문의 없이도 답을 확인할 수 있어, 응대 시간을 줄일 수 있을 거예요. 컨벤션 대관을 알아보고 있는 고객에게 미리 알리면 좋을 정보들과 함께, 루북이 쏟아지는 대관 문의에도 세일즈 리드타임을 대폭 감소시킬 수 있었던 방법까지 함께 소개할게요.
✅ 미리 체크해야 할 컨벤션, 연회장 대관 FAQ 4
Q. 원하는 대로 테이블 배치할 수 있을까요?
컨벤션, 연회장, 세미나실 등 이벤트 공간을 이용할 때 공간에서 테이블은 어떤 구조로 배치가 가능한지 설명이 필요합니다. 예를 들어 원형 테이블을 활용한 연회식 배치, 긴 테이블을 활용한 강의식 배치가 있을 수 있어요. 각각의 배치 구조를 활용했을 때 문의한 공간에서는 최대 몇 명까지 사용이 가능할지도 덧붙인다면 좋겠죠. 추가적으로 최대 수용인원보다 조금은 여유를 두고 가능한 인원을 안내하는것이 실제 이벤트 진행에 있어 많은 도움이 됩니다.
Q. 케이터링 옵션이 있나요?
컨벤션 내 케이터링, 식사 옵션이 따로 존재하는지 문의하는 경우가 많습니다. 관련 추가 비용은 어느 정도 발생하는지, 케이터링을 이용하면 대관료 할인이 가능한지 등 구체적인 문의에 미리 대비하여 답을 구성해 두는 것이 좋아요. 관련해서 외부 음식 반입이 가능한지도 많이 문의하는 경향이 있으니 참고해 보세요.
Q. 주차 여부 및 관련 요금이 궁금해요
컨벤션 공간을 대관하면 다수의 이용자가 발생하는 만큼 주차는 민감한 문제입니다. 주차는 몇 대까지 무료로 이용 가능한지, 유료 요금은 얼마이며, 만차 시 차량은 어디에 주차해야 할지 등 구체적으로 정리해 주세요.
Q. 마이크, 빔 프로젝터 이용 가능한가요?
고객이 컨벤션을 대관해서 이벤트를 진행하게 되면, 무선 마이크, 빔 프로젝터 등 기자재 장비를 사용해야 하는 사례가 많죠. 이용 가능 여부와 관련 요금이 있다면 함께 안내하는 것이 필요합니다.
그 외 고객들이 주로 하는 질문 모음.zip
- 외부 음식 반입이 가능한가요?
- 행사 준비시간 및 철수 시간이 대관 시간에 포함되나요?
- 현수막 게시가 가능한가요? (호텔에서 제작 시 별도 비용이 발생하나요?)
- 대관하기 전에 미리 답사가 가능한가요?
- 이용 가능한 부대시설로 어떤 것이 있나요?
- 대중교통으로 가는 방법은 어떻게 될까요?
💬 반복되는 행사 문의에 지친다면, 루북에게 맡겨주세요
컨벤션 행사 문의가 들어왔을 때, 어떻게 하면 빠르고 효율적으로 응대할 수 있을까요? 호텔 및 컨벤션 세일즈 실무자분들의 공통된 질문일 텐데요. 이럴 때 루북을 이용하시면 편리함은 물론, 놀라운 업무 성과까지 경험할 수 있습니다!
세일즈 담당자가 루북을 활용해 리드타임을 줄인 3가지 포인트
루북은 호텔 세일즈와 마케팅을 지원하는 종합 플랫폼이에요. B2B 고객이 1,500개 이상의 연회장 공간을 탐색하고 예약까지 가능한 홍보 플랫폼 루북 베뉴 네트워크, 단체 숙박 객실 홍보와 예약까지 가능한 플랫폼 루북 그룹부킹스, 그리고 이런 모든 문의 부터 계약까지 모든 과정을 통합 관리할 수 있는 루북 EMS가 있습니다.
루북의 다양한 서비스를 이용하시면 간편하게 고객의 예약을 받고, 메신저와 전화 등 모든 고객 문의를 호텔 EMS에서 통합 관리할 수 있어요. 그렇다면 루북을 활용해 컨벤션 세일즈 리드 타임을 대폭 줄인 세일즈 담당자들의 비결은 무엇이었을까요? 더 자세히 살펴볼게요!
1️⃣ 다채로운 공간 정보로 문의 응대 시간 단축
루북 베뉴 네트워크와 세일즈 엔진의 예약문의 페이지에서 컨벤션 공간의 다양한 정보를 제공하기 때문에, 세일즈 담당자가 불필요한 문의 응대 리소스를 줄일 수 있어요.
먼저, 이벤트 공간을 VR 콘텐츠로 안내해서 고객이 실제로 방문하지 않아도 공간에 대한 충분한 정보를 얻을 수 있게 돕고요. 컨벤션, 연회장 대관을 문의할 때 식사, 다과 등의 상세 옵션을 선택하도록 설정할 수 있어 견적과 관련한 고객의 이해도를 높일 수 있어요. 마지막으로 관련 FAQ까지 고객이 확인할 수 있도록 노출하기 때문에, 불필요한 응대 횟수가 감소합니다.
2️⃣ 문의부터 계약까지 효율적인 CRM 마케팅
루북 베뉴 네트워크나 세일즈엔진 그리고 직접 이메일이나 유선문의까지, 세일즈 담당자는 호텔 EMS로 고객과 문의를 효율적으로 관리할 수 있어요. 담당자의 이메일과 카카오톡을 시스템과 연동해서 문의에 실시간으로 응대하고, 고객에게 리마인더를 자동 발송하도록 설정할 수도 있습니다.
온라인 문의뿐만 아니라 오프라인 유선 문의까지 AI 요약 기능으로 자동 기록할 수 있어, 하나의 플랫폼으로 모든 고객을 효율적으로 관리할 수 있습니다. 루북을 활용하면 호텔 세일즈 담당자는 고객과 즉각적으로, 또 효율적으로 커뮤니케이션할 수 있는 최적의 CRM 마케팅 환경을 지원받을 수 있어요.
3️⃣ 자동 견적서 발송으로 세일즈 리드 타임, 단 5분!
루북의 편리한 기능 중 하나는 온라인 견적서(e-RFP)예요. 고객의 문의에 따라 맞춤형 견적서를 자동으로 작성하고 온라인으로 발송하는 기능입니다.
일일이 엑셀로 작업할 필요 없이 고객의 요청대로 루북이 견적서를 수정해 주기 때문에, 실무자의 서류 업무가 대폭 감소해요. 루북에서라면 고객 문의에서 견적 발송까지 세일즈 리드 타임은 평균적으로 5분이면 충분합니다.
지금까지 미리 체크해야 할 컨벤션 대관 FAQ 질문들과, 다양한 문의가 쏟아지더라도 세일즈 리드 타임을 획기적으로 줄일 수 있도록 돕는 루북의 기능들을 살펴보았는데요.
5성급 호텔부터 유니크 베뉴까지, 1,500여개의 행사 공간이 선택한 루북의 놀라운 솔루션을 경험해 보고 싶으시다면 아래 링크를 참고해 주세요. 🙂
고객이 찾아오는 연회장 마케팅의 시작
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