보증인원(개런티)이란 무엇인가
보증인원(Guarantee, 개런티)이란 연회 계약에서 고객이 책임지기로 정한 최소 청구 인원을 말합니다. 계약 시 최소 인원, 행사 전 최종 보증인원, 셋업 인원, 당일 실제 서비스 인원은 서로 다른 값이며, 음식과 좌석을 얼마나 더 준비하는지는 계약별 오버셋 규칙을 따릅니다. '최종 인원'은 뜻이 모호하므로 문서에서는 항목명을 구분해 적는 편이 안전합니다.
인원 단가로 계산되는 연회에서 이 숫자는 조리 준비량, 서비스 인력 배치, 최종 청구액의 출발점이 됩니다. 이 글에서는 확정 기준일, 오버셋, 실제 서비스 인원 집계, 초과 청구까지 연회 세일즈 실무 관점에서 정리합니다.
한눈에 보기
① 확정 마감은 계약마다 다르며 '3영업일'과 '72시간'은 같은 계산이 아닙니다.
② 공개 약관의 오버셋은 3%·5%·10% 등으로 다르고, 좌석만 늘리는지 음식까지 늘리는지도 다릅니다.
③ 청구는 보증인원과 계약상 실제 서비스 인원 중 큰 수를 쓰는 사례가 반복 확인됩니다.
예상 인원·보증인원·셋업 인원은 어떻게 다른가
세 숫자를 한 칸에 적으면 해석 차이와 분쟁 위험이 커집니다. 각각이 결정하는 대상이 다르기 때문입니다.
구분 | 의미 | 결정하는 것 | 확정 시점 |
|---|---|---|---|
예상 인원 | 영업 단계의 추정치 | 공간 선정·초기 견적 | 문의~계약 |
보증인원 | 계약상 최소 청구 인원 | 최소 청구액·조리 기준 | 계약상 기준일 |
셋업 인원 | 좌석을 실제로 까는 인원 | 테이블·의자·동선 | 기준일 직후 |
실제 서비스 인원 | 계약에서 정한 당일 집계 | 초과분 청구 | 행사 당일 |
네 숫자를 각각 별도 칸에 적어 두는 것이 기본입니다. BEO에 예상·보증·셋업 인원을 구분해 기록하는 방법은 별도 글에서 다뤘습니다.
확정 기준일: '72시간'과 '3영업일'은 같지 않다
북미 호텔 공개 약관에는 행사 3영업일 전 마감 사례가 반복 확인되지만, 72시간 전·5영업일 전·7영업일 전 사례도 함께 존재합니다. 3영업일은 주말과 공휴일을 제외할 수 있어 72시간과 다른 시점이 됩니다.
국내 공개 호텔 계약도 서로 다릅니다. 7영업일 전 확정에 추가 식음 5%를 둔 사례가 있는가 하면, 행사 72시간 전 인원 증감 통지에 요청 시 최대 10% 추가 준비를 둔 사례도 있습니다. 해외 약관의 숫자를 국내 표준처럼 옮기지 말고, 계약서에 실제 마감 날짜·시각과 휴일 계산법을 그대로 적는 편이 안전합니다.
흔한 실수 — 기준일을 담당자 머릿속에만 두는 것입니다. 계약서·견적서·행사 지시서 세 곳에 같은 날짜가 적혀 있어야 합니다. 기준일 이후 감원 허용 범위, 증원 마감, 미통보 시 처리 규칙도 함께 정해 둡니다.
오버셋: 좌석과 음식은 따로 본다
오버셋(over-set)은 보증인원을 넘는 참석자를 어디까지 셋업하거나 서비스할지 정한 계약 정책입니다. 일부 북미 호텔 약관에는 3~5% 사례가 있지만, 100명 미만 행사에는 오버셋을 두지 않는 곳, 최대 인원에 상한을 두는 곳, 요청 시 최대 10%까지 추가 준비하는 곳이 모두 있습니다.
특히 좌석을 더 깔아 두는 것과 음식을 더 준비하는 것은 같지 않습니다. 좌석만 3% 추가하고 조리는 보증인원 기준으로만 진행한다고 명시한 약관도 있습니다. 고객이 "몇 명까지 더 와도 되느냐"고 물었을 때, 우리 호텔의 기준이 좌석 기준인지 식음 기준인지, 상한과 초과 단가는 얼마인지 구분해 답할 수 있어야 합니다.
청구 기준: 보증인원과 실제 서비스 인원
여러 공개 호텔 약관은 보증인원과 계약에서 정한 당일 실제 인원 중 큰 수를 청구 기준으로 둡니다. 인원이 미달해도 보증인원만큼은 청구되고, 초과하면 실제 인원으로 올라갑니다. 초과분에 별도 단가나 할증을 적용하는 계약도 있습니다.
여기서 '실제 인원'이 무엇인지가 갈립니다. 입장 집계, 식권·커버, 실제로 제공한 식사 수 가운데 어느 것을 쓰는지 계약마다 다르므로, 집계 방식과 시점을 문서에 적어 두어야 합니다. 보증인원은 인원 기준의 하한이고 F&B 미니멈은 금액 기준의 하한이라 성격이 다릅니다. 둘을 함께 적용한다면 우선순위·상계·중복 여부를 계약서에 명시합니다.
확정 예약 정보를 바탕으로 BEO 초안을 만들고 버전 이력과 부서별 배포·열람 확인 상태를 관리하는 기능은 루북 BEO·행사 지시서에서 확인할 수 있습니다.
행사 유형별 실제 서비스 인원 집계 기준
뷔페·스탠딩 리셉션은 입장 집계·식권·커버 가운데 무엇을 실제 서비스 인원으로 볼지 먼저 정해야 합니다. 좌석이 지정되지 않아 사후에 세기 어렵기 때문입니다.
착석 코스는 인원별 생산·서비스 준비가 직접 연동되므로 기준일 이후 변경에 민감합니다. 실제 제공한 식사 수와 비건·할랄 같은 특수식을 어떻게 셀지 함께 정합니다.
어느 유형이든 무상 인원·아동·행사 스태프를 인원에 포함할지, 집계 시점과 책임자가 누구인지를 계약서와 행사 지시서에 남겨 두면 정산 단계의 확인이 수월해집니다.
가상 예시: 보증 260명·실제 268명은 어떻게 청구하나
이해를 돕기 위한 가상의 예시입니다(실제 고객·호텔과 무관). A기업이 초대 인원 300명으로 총회를 문의했고, 착석 뷔페로 계약했다고 가정합니다.
계약서에는 D-3 확정, 이후 감원 불인정, 실제 서비스 인원은 입장 카운트로 집계한다고 명시했습니다. D-7 예상 280명, D-3에 최종 보증 260명을 통보받아 조리는 260명 기준으로 준비하고 좌석은 오버셋 규칙에 따라 270석을 깝니다. 당일 268명을 서비스했다면 268명분을 청구하되, 초과분 할증이나 메뉴 대체 조건이 있으면 함께 적용합니다. 240명만 서비스했다면 260명분을 청구합니다. 270석 오버셋은 수용 여유이지 자동 청구 인원이 아닙니다.
보증인원 계약·집계 체크리스트
계약서에 확정 마감 날짜·시각과 휴일 계산법을 적는다
미통보 시 처리 규칙을 한 문장으로 적어 둔다
기준일 이후 감원·증원 허용 범위를 정한다
오버셋이 좌석 기준인지 식음 기준인지, 상한은 얼마인지 구분한다
실제 서비스 인원의 집계 방식·시점·책임자를 정한다
초과 인원 단가와 무상 인원 범위를 적는다
확정 통보와 변경 승인 이력을 보관한다
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 보증인원은 언제까지 통보받아야 하나요?
A. 계약 조항에 따릅니다. 공개 약관의 마감은 72시간, 3·5·7영업일 등으로 다르며 국내 공통 기준으로 확인된 값은 없습니다. 날짜·시각과 주말·공휴일 계산법을 계약서에 명시하세요.
Q. 기준일 이후에 인원을 줄일 수 있나요?
A. 공개 약관 상당수는 확정된 보증인원을 이후 감액할 수 없도록 정합니다. 소폭 감원만 허용하는 계약도 있으므로 허용 범위를 미리 적어 두는 편이 안전합니다.
Q. 실제 서비스 인원은 무엇으로 확정하나요?
A. 입장 집계·식권·커버·실제 제공 식사 수 중 호텔이 채택한 방식과 집계 시점, 유료·무상 대상을 계약서에 명시합니다.
Q. 실제 인원이 보증인원을 넘으면 어떻게 되나요?
A. 실제 서비스 인원 기준으로 청구되는 사례가 반복 확인되며, 초과분에 별도 단가나 할증이 적용되는 계약도 있습니다.
확정·변경·청구 이력을 이어서 남기려면
보증인원 관련 분쟁은 합의한 조건이 계약서·견적서·행사 지시서·최종 청구서에 서로 다르게 기록될 때 생길 수 있습니다. 문의 단계에서 정한 인원 조건이 견적과 청구까지 같은 줄기로 이어져야 각 문서의 변경 이력을 맞출 수 있습니다.
루북 EMS는 연회 문의·견적·행사 정보·매출 리포트를 관리하는 연회장 전용 CRM입니다. 결제 링크·입금 상태·매출 KPI·본사 보고서 기능은 루북 결제·매출 관리에서, 도입 방식은 루북에서 확인할 수 있습니다. 행사 종료 후 확인 항목은 연회 행사 최종 정산 글로 이어집니다.
참고 기준 — 본문의 마감·오버셋·청구 관행은 힐튼·메리어트·페어몬트 계열의 공개 연회 약관과 국내 호텔의 공개 계약 문서를 참고했습니다(2026년 8월 확인). 구체적 기준은 호텔·계약별로 다릅니다.