호텔 행사 문의 양식, 구글폼 대신 Sales Engine을 써야 하는 이유

호텔 행사 문의 양식(인콰이어리 폼)이란?

호텔 행사 문의 양식(인콰이어리 폼)이란 고객이 행사 날짜·인원·유형과 연락처를 남겨 연회 공간의 견적이나 상담을 요청하는 접수 서식입니다. 호텔이 이 서식을 홈페이지 문의 폼이나 구글폼으로 직접 운영해 왔다면 이제 바꿀 때입니다. 루북 Sales Engine을 쓰는 호텔은 별도의 인콰이어리 폼이나 구글폼을 만들 필요가 없습니다. 고객이 공간·객실 정보를 보고 바로 문의를 남기는 세일즈 페이지와 접수 이후의 EMS 인박스까지가 하나의 흐름으로 제공되기 때문입니다.

한눈에 보기
① 단순 접수용 폼만 쓰면 담당자·진행 상태·출처·견적 같은 후속 정보가 접수 기록과 분리된다.
② Sales Engine은 공간·객실·패키지 정보 → 필요한 문의 항목 → EMS 인박스 → 세일즈 네트워크 연동을 한 링크로 잇는다.
③ 갈아타기는 링크 교체, 기존 폼 닫기, 응답 이관·보유기간 정리, 페이지 정보 보완, 팀 규칙 정리의 다섯 단계다.

인콰이어리 폼·구글폼으로 수집을 멈춰야 하는 이유

구글폼은 새 응답 알림과 시트 연동을 지원하고, 직접 만든 폼의 기능은 구현 범위에 따라 다릅니다. 그러나 단순 접수 기능만으로는 그 뒤에 필요한 일 — 누가 맡을지, 지금 어느 단계인지, 어느 채널에서 왔는지, 견적을 보냈는지 — 를 한 흐름에서 관리하기 어렵고, 이를 위해서는 별도 열·자동화·영업 관리 도구를 추가로 구성해야 합니다. 별도의 인수인계 체계가 없으면 담당자가 바뀌거나 자리를 비울 때 후속 관리 기록이 분리될 수 있습니다.

채널마다 다른 폼을 두는 것도 문제입니다. 홈페이지 폼, 인스타그램 DM, 네이버 지도 문의, 이메일이 각각 다른 곳에 쌓이면 같은 고객의 문의를 한 이력으로 잇기 어렵고, 여러 응답 시트를 따로 운영하면 개인정보 보유기간과 파기 기준을 일관되게 적용하기 어려울 수 있습니다(Sales Engine을 써도 호텔의 개인정보 보호 의무는 그대로입니다). 폼 자체를 잘 만드는 것보다, 문의 접수부터 견적·후속 관리까지 한 흐름에 남는 도구로 바꾸는 편이 접수 이후의 후속 관리까지 함께 다루는 방법입니다.

Sales Engine이 수집하는 정보 흐름

핵심은 ①과 ②의 순서입니다. 단순 접수형 폼은 입력 항목 중심으로 구성되는 반면, Sales Engine은 고객이 공간·객실·패키지 정보를 확인한 뒤 문의하도록 구성됩니다. 호텔이 사전에 정보를 주는 순서가 먼저이고, 문의 항목은 그다음입니다.

고객에게 미리 주는 정보: 사진·수용 인원·패키지

세일즈 페이지에는 연회장·미팅룸의 사진과 수용 인원, 단체 객실의 객실 수·숙박일수·조식 여부, 패키지 정보를 정리해 둡니다(브랜디드 360° VR은 Sales-Engine Pro 이상에서 제공됩니다). 이 정보는 고객이 문의 전에 참고할 수 있습니다. 어떤 정보를 먼저 알려 줄지는 컨벤션 대관 고객에게 미리 알려야 할 FAQ와 좌석 배치별 수용 인원 가이드를 참고하시면 됩니다. 페이지는 호텔 브랜드 톤과 CTA를 유지한 고객용 페이지로 구성되며, 셋업에 별도 IT 작업이 필요하지 않습니다.

문의 항목은 '필요한 것만' 선택하기

Sales Engine의 문의 항목은 호텔이 행사 유형·인원·일정 등 필요한 항목만 선택해 구성합니다. 첫 회신 목표(가용 여부 안내·개략 견적·상담 예약)를 정한 뒤, 그 회신에 필요한 항목을 중심으로 고르면 조건이 확정되지 않은 고객의 문의도 받을 수 있습니다.

이 구성은 개인정보 관점에서도 중요합니다. 「개인정보 보호법」 제16조제1항은 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 수집하도록 정하고, 동의를 받아 수집하는 경우에는 최소 필요 정보 외의 항목에 동의하지 않을 수 있다는 사실을 알리고 그 거부를 이유로 서비스 제공을 거부하지 않도록 정합니다. 구글폼에 항목을 하나씩 늘려 온 호텔이라면 이 기준으로 항목을 다시 줄이는 계기가 됩니다. 처리 근거·고지 문구·보유기간은 호텔의 개인정보 처리방침에 맞춰 개인정보 보호 담당자나 법률 전문가의 검토를 거쳐 확정하시기 바랍니다.

접수 이후: 인박스에 담당자·상태·출처가 남는다

Sales Engine으로 들어온 문의는 EMS 인박스에 담당자·진행 상태·견적·후속 액션과 함께 남습니다. 야간·주말 문의도 접수되고 상태가 기록되므로 다음 담당자가 이어서 응대할 수 있고, Sales Engine 링크로 수집된 문의는 유입 경로가 EMS에 기록되어 후속 담당자가 확인할 수 있습니다(24시간은 접수 가능 시간을 뜻하며, 담당자의 24시간 응답을 보장하는 것은 아닙니다). 전화 문의와 연동한 이메일 문의를 같은 인박스에서 관리하는 방식은 루북 EMS 문의 관리에서 확인할 수 있습니다. 모든 외부 폼·전화·이메일이 자동 수집된다는 뜻은 아니므로, 갈아타기의 핵심은 기존 폼을 닫고 접수 경로를 Sales Engine 링크 하나로 모으는 것입니다.

기존 인콰이어리 폼·구글폼에서 갈아타는 순서

• 홈페이지·인스타그램·네이버 지도·카카오·이메일 서명의 문의 링크를 Sales Engine 링크로 교체한다.

• 기존 구글폼·홈페이지 폼의 응답 접수를 닫고, 안내 문구에 새 링크를 남긴다.

• 진행 중인 문의는 EMS에 옮겨 담당자·상태를 지정하고, 지난 응답 시트는 보유기간에 맞춰 정리·파기한다.

• 세일즈 페이지에 사진·수용 인원·패키지를 채우고 행사 유형·인원·일정 등 필요한 문의 항목을 고른다(Pro 이상이면 360° VR도 준비).

• 전화로 온 문의도 같은 항목·출처로 인박스에 기록하는 팀 규칙을 정한다.

도입 결정 후 호텔 전용 Sales Engine 페이지는 1영업일 기준으로 가동되고 예약 수수료는 0%입니다. 구독료, 데이터 이관 범위, Pro 이상의 VR 제작 일정은 도입 범위에 따라 별도로 확인합니다.

가상 예시: 구글폼을 닫은 뒤 11월 세미나 문의

(가상의 예시입니다) 한 호텔이 홈페이지 문의 폼과 구글폼을 닫고 모든 채널의 문의 링크를 Sales Engine으로 바꿨다고 가정해 봅니다. 11월 세미나를 준비하는 담당자가 네이버 지도에서 링크를 눌러 세일즈 페이지에서 미팅룸 두 곳의 사진과 수용 인원을 확인한 뒤 "세미나, 100~150명, 11월 셋째 주 수·목 중 하루"를 남깁니다. 이 문의는 EMS 인박스에 유입 경로와 함께 접수되고, 담당자가 상태를 남기며 후보 날짜별 가용 공간과 개략 제안을 첫 회신에 담을 수 있습니다. 이 예시처럼 Sales Engine으로 접수된 문의는 구글 시트에서 행을 찾아 따로 옮기지 않고 EMS 인박스에서 바로 확인합니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

구글폼 응답은 어떻게 옮기나요?
이관 범위는 업무 필요성과 보유기간에 따라 정합니다. Excel·CSV·구글 시트 자료의 일괄 이전은 루북과 범위를 확인하시고, 종료된 응답은 보유기간 기준에 따라 정리·파기합니다.

문의 항목을 호텔이 정할 수 있나요?
행사 유형·인원·일정 등 필요한 항목만 선택해 구성합니다. 첫 회신에 필요한 항목을 중심으로 고르는 것이 원칙입니다.

전화 문의는 어떻게 되나요?
Sales Engine 링크는 온라인 접수 경로입니다. 전화 문의는 담당자가 EMS 인박스에 기록해 온라인 문의와 같은 인박스에서 관리합니다.

문의 접수를 폼이 아니라 흐름으로 바꾸려면

인콰이어리 폼과 구글폼을 잘 다듬는 일에 시간을 쓰기보다, 고객에게 공간 정보를 먼저 주고 필요한 항목만 받아 EMS 인박스에서 담당자·상태·견적까지 잇는 Sales Engine으로 접수 경로를 옮기면 세일즈팀이 문의 접수와 후속 관리를 한 흐름에서 이어갈 수 있습니다. 우리 호텔의 문의 채널을 링크 하나로 모으는 방법은 루북 Sales Engine 페이지의 '세일즈 엔진 도입 문의'와 루북 홈페이지에서 확인해 주세요.