나이트 오딧(Night Audit, 야간 감사)이란 호텔의 하루 거래를 대조하고 객실료·세금을 반영하며, PMS의 영업일 전환과 보고서 생성을 수행하는 일일 마감 절차입니다. 객실 운영 업무처럼 보이지만, 연회 추가 주문이나 단체 청구가 이 마감에서 어긋나면 다음 날 매출 보고와 고객 청구서가 함께 흔들립니다. PMS·POS·연회 시스템의 역할 구분은 호텔 PMS란? 시스템별 역할과 차이에서 먼저 확인할 수 있습니다.
한눈에 보기
① 하루 거래를 대조하고 영업일을 전환하는 마감 절차입니다.
② 마감 보고서가 다음 날 매출 보고의 기준이 됩니다.
③ 연회팀은 추가 전표·청구 계정·최종 인원을 마감 전에 넘깁니다.
영업일자(Business Date)와 달력 날짜는 다르다
영업일자는 PMS가 거래를 묶는 업무 날짜입니다. 자정이 지나도 영업일자가 바뀌기 전이면 이전 영업일로 기록될 수 있습니다(Oracle OPERA Cloud 마감 절차 참고). 영업일 전환 시점과 날짜 처리 방식은 PMS 설정과 호텔 정책에 따라 다르므로, 연회팀도 우리 호텔의 마감 시각을 알고 있어야 합니다.
업무는 프런트 야간 담당자(나이트 오디터) 등이 맡으며, 역할 분담은 호텔마다 다릅니다. 일부 클라우드 PMS는 마감 실행을 자동화하지만, 금액이 맞지 않는 예외 건을 확인하는 일은 여전히 사람의 몫입니다. 늦은 행사가 잦은 호텔이라면 마감 시작 전 전표 입력을 끝내는 기준 시각을 프런트와 연회팀이 함께 정해 두는 편이 좋습니다.
나이트 오딧 핵심 확인 5단계
다음은 확인 항목을 묶은 5단계입니다. 실제 실행 순서와 날짜 전환 시점은 PMS마다 다릅니다.
단계 | 하는 일 | 확인 포인트 |
|---|---|---|
1. 객실 현황 확인 | 도착·출발·노쇼 예약 정리 | 미도착 예약의 노쇼 처리 기준 |
2. 객실료·세금 반영(전기) | 투숙 객실에 당일 요금 반영 | 할인·무상 객실 요금 적용 여부 |
3. 업장·연회 전표 대조 | 식음·연회 매출이 원장에 들어왔는지 확인 | 누락·중복 입력, 청구 계정 |
4. 결제 대조 | 현금·카드 수납과 후불 이체 확인 | 결제 전표 대조·입금 시차 확인 |
5. 영업일 전환·보고서 | 영업일 전환·마감 보고서 확인 | 수정 절차·이력 확인 |
흔한 실수는 금액이 맞지 않는 상태로 영업일을 넘기는 것입니다. 수정은 영업일의 최종 마감 여부와 PMS 정책에 따라 처리하고 사유를 남깁니다. 단체 노쇼는 예약·계약 조건을 확인하되, 미사용분의 어트리션과 미예약 객실의 컷오프는 구분합니다. 조건 정리는 단체 객실 블록 가이드를 참고하세요.
마감 후 나오는 보고서
명칭은 PMS마다 다르며, 주요 보고서는 데일리 매출 보고서(Daily Revenue Report), 점유율·평균 객실 단가를 담은 객실 통계, 투숙객 계정 잔액을 보여주는 게스트 레저, 거래·원장별 잔액을 대조하는 트라이얼 밸런스입니다. 연회 전표가 빠지면 다음 날 보고 실적도 낮게 잡힙니다. 연회팀은 같은 영업일·세금 기준으로 확정 청구 근거와 게시 전표를 대조합니다.
PMS 마감 보고서와 별개로, 행사별 결제 링크·입금 상태·연회 매출 KPI·본사 보고는 루북 매출 리포트(Sales-Engine Pro 이상)에서 지원합니다. PMS 전표 반영 여부는 별도로 확인합니다.
연회·단체 매출이 마감에서 어긋나는 지점
늦은 추가 주문 — 행사가 늦게 끝나면 추가 음료·연장 대관 전표가 마감 뒤에 입력되어 다음 영업일 매출로 잡히거나 조정 전표가 필요해집니다. 종료가 마감 시각에 가까우면 연회 캡틴이 추가 주문 내역을 종료 즉시 정산 담당에게 넘기고, 다음 영업일로 넘어간 전표에는 행사명을 메모로 남깁니다. 청구 계정 — 마스터·개인 폴리오의 청구 분담과 회사 후불 이체 대상을 확인하지 않으면 오청구가 생길 수 있습니다. 계정 구분은 마스터 어카운트·루팅 가이드에 정리돼 있습니다.
최종 인원 — 보증인원이 바뀌었는데 정산 담당에게 전달되지 않으면 청구 인원이 BEO와 달라집니다. 확정 예약 기반으로 BEO 초안을 만들고 버전별로 부서에 배포·열람 확인을 남기는 방식은 루북 BEO·행사 지시서(Sales-Engine Pro 이상)에서 지원합니다.
계약금 처리 — 계약금 수령을 곧바로 당일 매출로 보지 말고, 회계 정책에 따른 계정 처리와 최종 차감 기록을 확인합니다.
행사 유형별로 다른 마감 리스크
낮 시간 세미나는 마감 전 전표 확인 시간을 확보하기 쉽습니다. 저녁 연회·송년회는 종료가 늦어 현장 추가 주문 전표가 마감 시각과 맞물릴 수 있습니다. 숙박이 포함된 MICE·단체는 여러 영업일에 걸쳐 객실료와 연회 매출이 함께 쌓이므로, 날짜별 청구 계정을 미리 정해 두는 편이 안전합니다. 마감 시각을 넘겨 끝나는 행사는 전표가 두 영업일에 나뉠 수 있어 정산 담당과 미리 공유합니다. 최종 청구서 확인 절차는 호텔 연회 행사 정산 가이드를 참고하세요.
가상 예시: 송년회 다음 날 아침 매출 보고
※ 이해를 돕기 위한 가상의 예시입니다. 금요일 저녁 200명 송년회가 밤 10시 30분에 끝났고, 행사 중 와인이 추가로 주문됐습니다. 보증인원은 전날 180명에서 200명으로 늘었지만 정산 담당에게는 180명 기준 BEO만 있었습니다. 추가 와인 전표도 해당 영업일 집계에 반영되지 않아, 토요일 아침 보고서의 연회 매출에서 빠졌습니다.
행사 종료 직후 연회 캡틴이 최종 인원과 추가 주문을 확인해 마감 전에 정산 담당에게 넘기는 단계를 정해 두면, 다음 행사에서 누락 여부를 마감 전에 점검할 수 있습니다.
연회팀 실행 체크리스트
우리 호텔의 마감 시작 시각과 담당자 확인
늦게 끝나는 행사의 추가 전표 입력 마감 시각 정하기
행사별 청구 계정을 BEO에 명시
보증인원 변경 시 정산 담당에게 즉시 공유
다음 날 보고서에서 영업일자·누락 전표 확인
자주 묻는 질문(FAQ)
Q. 나이트 오딧은 몇 시에 하나요?
A. 호텔과 PMS 설정에 따라 다르며, 보통 자정 이후 새벽 시간대에 진행합니다.
Q. 나이트 오디터는 회계 감사인과 같은가요?
A. 아닙니다. 나이트 오디터는 호텔의 일일 거래 대조·마감 담당자로, 외부 회계 감사인과 다릅니다.
Q. 자정이 지나면 영업일자도 바뀌나요?
A. 달력 날짜와 다릅니다. PMS의 영업일 전환 시점과 기록 기준을 확인해야 합니다.
Q. 연회 매출도 나이트 오딧에서 마감되나요?
A. 연회 전표가 PMS 원장으로 넘어오는 구성이면 함께 마감되고, 별도 시스템에서 정산하면 마감 방식이 다를 수 있습니다.
연회 매출을 마감 전에 맞추려면
마감 전 대조에 필요한 문의·견적·최종 인원·청구 정보는 한 흐름에서 확인할 수 있어야 합니다. 루북 EMS는 행사 문의부터 견적, 확정 내용, 결제와 매출 리포트까지 한 흐름으로 관리하도록 돕습니다. 루북 리포트는 PMS 일일 마감 보고서와 구분되며, PMS 전표 반영은 별도로 확인합니다. 우리 호텔의 연회 정산 흐름을 점검해 보고 싶다면 루북에 문의해 주세요.