프리콘 미팅(Pre-Con Meeting, Pre-Convention Meeting)이란 행사 전에 주최자와 호텔 부서 담당자, 관련 업체가 한자리에 모여 일정·운영 조건·변경 사항을 최종 조율하는 사전 회의입니다. 규모가 큰 컨퍼런스·연회·단체 객실 행사에서 흔히 열립니다. 행사가 끝난 뒤 운영 결과와 개선 과제, 청구 확인 사항을 검토하는 회의는 포스트콘 미팅(Post-Con Meeting)이라고 부릅니다. 이 글은 호텔 연회·세일즈 담당자 기준으로 프리콘의 목적, 참석자, 안건, 포스트콘에서 남겨야 할 기록을 정리합니다.
한눈에 보기
① 프리콘은 '리허설'이 아니라 BEO·객실·청구 조건을 주최자와 부서 간에 맞추는 확인 회의다
② 참석자는 주최 측 담당자 + 호텔 세일즈·연회 운영·조리·객실·AV·회계 대표자
③ 안건은 일정표, BEO 변경, 보증인원, 객실 블록, 결제·서명 권한, 비상 연락 순서
④ 포스트콘은 청구 확인·운영 평가·후속 조치를 기록하는 자리다
프리콘 미팅이 리허설과 다른 이유
프리콘은 무대 동선이나 영상을 실제로 돌려보는 자리가 아닙니다. 리허설이 '진행이 계획대로 되는지'를 시험한다면, 프리콘은 '주최자와 호텔 각 부서가 같은 조건을 알고 있는지'를 확인합니다. 세일즈 담당자가 고객과 조율한 내용이 BEO(행사 지시서)로 배포됐더라도, 배포 이후 바뀐 인원·메뉴·시간이 조리팀이나 객실팀까지 전달되지 않는 일이 생깁니다. 프리콘은 그 간극을 행사 전에 드러내는 최종 조율 기회입니다.
그래서 프리콘에서는 BEO와 전체 일정표, 객실·청구 자료를 함께 봅니다. BEO 구성 항목은 BEO 가이드에서, 리허설 절차는 행사 리허설 체크리스트에서 따로 다뤘으므로 여기서는 회의 자체에 집중합니다.
언제, 누가 참석하나
시점은 변경에 대응할 시간이 남아 있는 행사 전에 잡습니다. 행사 전날 30~60분은 일정 편성 예시이며 규모와 안건에 맞춰 조정합니다. 너무 이르면 그 사이에 또 변경이 생길 수 있고, 너무 늦으면 수정할 시간이 없습니다. 단체 객실이 함께 묶인 행사라면 체크인이 시작되기 전에 마치는 편이 안전합니다.
참석자는 주최 측 총괄 담당자와, 호텔 쪽에서는 세일즈 또는 컨벤션 서비스 담당자가 진행을 맡고 연회 운영, 조리, 객실·프런트, AV·기술, 회계(크레딧) 부서의 대표자가 들어옵니다. 모든 부서장이 올 필요는 없고, 그 행사에서 실제로 결정을 내릴 사람이 오는 것이 중요합니다. 외부 업체(무대·장치·통역)가 큰 비중을 차지하면 함께 부릅니다.
프리콘 안건 6가지
아래 순서로 확인하면 빠지는 항목이 줄어듭니다.
안건 | 확인할 내용 | 주 담당 |
|---|---|---|
① 행사 개요·일정표 | 행사 목적, 일자별 프로그램, 세션별 공간·시간 | 세일즈·주최자 |
② BEO 변경 사항 | 배포 이후 바뀐 인원·메뉴·셋업·시간, 최신 버전 확인 | 세일즈·연회 운영 |
③ 보증인원·F&B | 보증인원 확정 여부, 식이 제한·알레르기, 서비스 시간 | 조리·연회 운영 |
④ 객실 블록 | 루밍리스트 마감 상태, VIP 객실, 체크인·아웃 시간, 마스터 어카운트 범위 | 객실·프런트 |
⑤ 결제·서명 권한 | 추가 주문에 서명할 수 있는 사람, 청구 방식, 계약금 입금 여부 | 회계·세일즈 |
⑥ 비상 연락·의사결정 순서 | 현장 연락처, 문제 발생 시 누가 결정하는지, 안전·의료 대응 | 전 부서 |
② BEO 최신 버전과 ⑤ 결제·서명 권한은 별도로 확인하세요. BEO 버전이 여러 개 돌아다니면 회의에서 확인한 내용조차 어긋납니다. 확정 예약을 기준으로 BEO 초안을 만들고 버전·부서별 배포와 열람 확인 상태를 한곳에서 관리하는 방식은 루북 EMS의 BEO·행사 지시서 기능에서 확인할 수 있습니다(Sales-Engine Pro 이상 플랜).
흔히 생기는 실수
첫째, 회의가 '보고'로 끝납니다. 각 부서가 준비 상황을 읽기만 하고 주최자에게 질문하지 않으면 변경 사항이 나오지 않습니다. 둘째, 회의록이 없습니다. 변경 내용·승인자·담당자·기한을 기록하고 BEO 반영·재배포 여부를 확인하지 않으면 회의 전과 같은 상태로 돌아갑니다. 셋째, 주최 측 실무자만 오고 결정권자가 빠집니다. 추가 비용이 걸린 변경은 그 자리에서 결정할 수 없어 다시 연락하게 됩니다.
보증인원 확정일과 오버셋 기준을 프리콘에서 다시 짚는 것도 필요합니다. 관련 기준은 보증인원 가이드에 정리돼 있습니다.
포스트콘 미팅: 행사 후 무엇을 남기나
포스트콘은 행사 종료 후 주최자와 주요 운영 담당자가 결과를 돌아보는 회의입니다. 산출물은 세 가지입니다. 첫째, 청구 확인입니다. 추가 주문·인원 변동·객실 노쇼가 최종 청구서에 어떻게 반영됐는지 주최자와 함께 봅니다. 둘째, 운영 평가입니다. 잘된 점과 문제가 된 점을 부서별로 짧게 기록합니다. 셋째, 후속 조치입니다. 개선 항목마다 담당자와 완료 기한을 남기고, 정기 행사라면 다음 회차 조건을 가안으로 잡을 수 있습니다.
포스트콘의 기록을 다음 행사 준비에 활용하면 담당자가 바뀌어도 이전 요구 사항과 문제 이력을 이어갈 수 있습니다. 루북 EMS의 CRM 기능은 고객사별 문의·예약 이력과 메모를 함께 관리하므로, 포스트콘 요약을 메모로 남겨 후속 관리에 쓸 수 있습니다(Pro 이상). 정산 항목 자체는 연회 정산 가이드를 참고하세요.
행사 유형별로 달라지는 포인트
학회·컨퍼런스처럼 세션이 많은 행사는 ①일정표와 AV 전환이 핵심이라 기술 담당의 비중이 큽니다. 시상식·갈라 디너는 ③F&B와 VIP 좌석·의전 동선이 중심이고, 조리팀의 서비스 타이밍 확인이 길어집니다. 단체 객실이 붙은 인센티브·워크샵은 ④객실 블록·마스터 어카운트와 ⑤결제·서명 권한이 분쟁의 원인이 되기 쉬워, 객실·청구 조건에 따라 프런트와 회계의 참여 또는 사전 확인이 필요합니다. 소규모 세미나는 회의를 따로 열기보다 담당자 간 짧은 확인 회의로 대체하기도 합니다.
가상 시나리오: 250명 2일 컨퍼런스
가상의 예시입니다. 행사 전날 오후 4시, 세일즈 담당자가 주최 측 총괄과 호텔 5개 부서를 모았습니다. 일정표를 읽는 중 주최자가 둘째 날 오찬 인원이 220명에서 250명으로 늘 수 있다고 알렸고, 조리팀은 계약에 정한 변경 기한·추가 비용과 조리 가능 여부를 확인해 답했습니다. 회계 담당은 추가 주문 서명자가 주최 측 실무자 1명뿐인 것을 확인하고 예비 서명자를 한 명 더 지정받았습니다. 회의 후 세일즈 담당자는 확정된 변경과 미확정 인원을 구분해 BEO 새 버전으로 재배포하고 회의록을 주최자에게 보냈습니다.
이번 주부터 시작하는 실행 체크리스트
프리콘 개최 기준을 행사 복잡도에 맞춰 정한다(예: 100명 이상 또는 객실 블록 동반)
위 안건 6가지를 회의 템플릿 1장으로 만든다
변경 대응 시간이 남는 시점에 회의 슬롯을 계약 단계에서 미리 잡는다
회의록 양식에 '승인자·기한·BEO 반영 여부' 칸을 넣는다
포스트콘 기록을 고객 이력에 남기는 위치를 정한다
FAQ
프리콘 미팅은 꼭 열어야 하나요? 개최 여부는 호텔 운영 방침과 주최자 합의에 따라 정합니다. 부서가 여럿 얽히는 행사일수록 변경 누락의 비용이 커서, 규모 기준을 두고 운영하는 방식이 쓰입니다.
프리콘과 포스트콘은 어떻게 다른가요? 프리콘은 행사 전 조건·역할 조율, 포스트콘은 행사 후 평가·청구 확인·개선 과제 확인이 목적입니다.
프리콘과 리허설을 같은 날 해도 되나요? 프리콘과 리허설은 같은 날 진행할 수 있으며, 변경 조율이 필요하면 프리콘 후 리허설 순서로 잡습니다.
주최자가 참석을 원하지 않으면? 호텔 내부 운영 회의를 진행하고, 미확정 사항은 주최자에게 서면으로 확인받습니다.
프리콘부터 포스트콘까지, 기록이 남는 행사 관리
프리콘에서 확인한 변경이 BEO에 반영되고, 포스트콘에서 남긴 기록이 다음 문의에 이어지려면 문서와 고객 이력을 연결해 확인할 수 있어야 합니다. 루북 EMS는 문의·견적 관리와 함께 BEO 초안·배포, 고객사 이력 관리를 지원합니다. 행사 전후 회의를 체계로 만들고 싶다면 도입 범위를 루북에 문의해 보세요.